Viktigheten av å ha et godt organisert kontor arkiveringssystem er aldri mer tydelig enn når et viktig dokument mangler. Ineffektive arkiveringssystemer kan resultere i bortkastet tid, penger og føre til dårlig beslutningstaking hvis det manglende dokumentet inneholder et integrert stykke informasjon, og du må danne en beslutning uten det. En måte å skape ordre fra kaos er å sette opp et numerisk kontor arkiveringssystem, hvor du tilordner tall til poster, for eksempel innkjøpsordre, varelager og estimater, og filinformasjon i stigende rekkefølge, eller fra laveste til høyeste tall.
Elementer du trenger
-
Nummeringssystem
-
Arkivskap
-
File divider guider
-
Fil divider faner
-
Filmapper, forskjellige farger
-
etiketter
Konfigurer kategorier og nummereringssystem
Konfigurer filkategorier og tilordne kontrollnumre. Oppgi individuelle avdelinger i organisasjonen separat. Tilordne et hovedkontrolnummer for hver avdeling. For eksempel kan en liten bedrift velge å sette opp kategorier, for eksempel "Financial," "Sales", "Purchasing," "Human Resources" og "Equipment." Tilordne et kontrollnummer for å identifisere hver hovedkategori, for eksempel 100 til Financial; 200, salg; 300, innkjøp; 400, menneskelige ressurser; og 500, utstyr.
Konfigurer filunderkategorier og tilordne underkontrollnumre for å definere og identifisere hver underkategori. For eksempel til salgskategorien kan du legge til 10 for salgsrapporter; 20, salgs estimater; og 30, salgskvitteringer.
Sett opp et nummereringssystem i hver underkategori for å identifisere individuelle dokumenter i underkategorien. Dette blir nummeret du skriver ut på selve dokumentet. Hvis du for eksempel sender inn en bestilling for forhåndsskrevne salgsestimeringsskjemaer, vil du oppgi nummeret på det første skjemaet som 200-20-01 eller 200 20 01, hvis du foretrekker det. Hver påfølgende dokument vil øke med en. Du vil skrive ut "200-20-02" på den andre salgsberegningsskjemaet, for eksempel.
Opprett en hovedindeks av arkivplanen din. Dette vil fungere som en innholdsfortegnelse for arkivskapet ditt.
Sett opp kabinett
Opprett et fargekodingssystem for å identifisere hoved- og underkategorier. For eksempel kan du opprette en regel som bruker en blå fildeler for å identifisere hovedkategorier. Fargede filmapper kan deretter identifisere underkategorier, som i røde mapper for salgsrapporter, grønne mapper for salgsestimater og gule mapper for salgskvitteringer. Etiketter på filmapper identifiserer innholdet, for eksempel etiketter som viser 01-100, 101-200 og så videre.
Opprett hovedkategorien divider-faner og legg inn arkivskap. Merk og legg inn første underkategori filmapper i arkivskapet og legg til etter behov.
Arkiver dokumenter i riktig numerisk rekkefølge.
Tips
-
Ta deg tid til å identifisere behovene til bedriften din og avgjøre om et kategori- og nummereringssystem som gir mening for bedriften din.
Hvis du bruker et datastyrt regnskapssystem og skriver ut egne skjemaer, må du kanskje endre nummereringssystemet for å gjenspeile arkiveringskrav. For eksempel kan nummereringen på salgsberegningsskjemaer starte 200-20-01 og øke med en for hvert nytt estimat.
Oppgi en bestemt plassering og container for alle dokumenter som ennå ikke er innlevert, hvis du trenger tilgang til dem i mellomtiden.
Den beste måten å sikre at du følger opp med arkiveringskravene er å etablere en tidsplan, for eksempel daglig eller ukentlig.
