Firma brevpapir brukes til nesten all korrespondanse sendt ut av et kontor. Brevpapir gir et profesjonelt utseende og er også informativ. Brevpapir viser vanligvis selskapets postadresse, telefonnummer og annen kontaktinformasjon i overskriften eller bunnteksten til brevet. Andre firmaer og potensielle kunder vil motta brevene som er trykt på firma brevpapir, så det er viktig å vite hvordan du setter opp et forretningsbrev på firmaets brevpapir på riktig måte.
Elementer du trenger
-
Ordbehandlingsprogramvare
-
Hersker
Endre kantene på dokumentet. Mer enn sannsynlig har arbeidsplassen et tekstbehandlingsprogram som Microsoft Word installert for å skrive bokstaver. De forhåndsdefinerte marginene i Word vil trolig være annerledes enn marginene i firmaets brevpapir. Endre margene for å matche brevpapiret ditt ved å gå til "Fil" -menyen og klikke på "Sideoppsett." Øk eller senk topp- og bunnmarginene for å tillate forhåndsutskrevet design på brevpapiret.
Venstrejuster brevet. Bedriftskorrespondanse bør være venstrejustert, noe som betyr at alle deler av brevet ditt skal begynne med samme margin på venstre side av siden. Du kan "rettferdiggjøre" brevet, noe som gjør det på begge sider. Men rettferdiggjøre en tekstblokk forlater ofte store mellomrom mellom ord og bokstaver i hver linje.
Legg igjen seks mellomrom mellom brevpapiret og datoen. Bare trykk "Enter" seks ganger og skriv inn den første linjen i brevet, som skal være datoen du skriver brevet.
Trykk "Enter" to ganger mellom datoen og mottakerens navn og postadresse. Du bør inkludere en tittel, for eksempel Mr. eller Ms, og følg mottakerens navn med firmaets tittel, for eksempel administrerende direktør. Skriv under hele postadressen under navnet.
Bruk et formelt navn og et kolon for å hilse mottakeren. I et tilfeldig brev, ville du skrive "Kjære Henry," som en hilsen. skriv "Kjære Mr. Adams:" i et formelt forretningsbrev.
Trykk "Enter" to ganger og skriv på brevet. Hele brevet skal være enkeltavstand, inkludert kroppen. Ikke skriv inn avsnittene dine. Bare sett et mellomrom mellom dem. Plass to ganger på slutten av brevets kropp også.
Lukk og skriv brevet. I et forretningsbrev bør du bruke en formell avslutning, for eksempel "Vennlig hilsen" etterfulgt av et komma. Trykk "Enter" fire ganger etter avslutningen og skriv inn navnet ditt. Når brevet er trykt på firma brevpapir, skriv brevet i mellomrommet mellom avsluttende og ditt skrevet navn.
