Bruk av medarbeidermemoer til å be om frivillige for kontorfestivitetsplanlegging er en god måte å involvere mange arbeidere på, og få dem til å føle seg inkludert i kontorlaget. Den effektive bruken av frivillige medarbeiderne kan gjøre hendelser som julefester komme uten problemer. Notater sikrer også at en melding eller kunngjøring når alle tiltenkte mottakere. Når du planlegger julefester og andre kontorarrangementer, må du sørge for at alle som er invitert til å delta, er klar over dato og klokkeslett.
Elementer du trenger
-
Liste over potensielle ansattes frivillige
-
Kontaktinformasjon for alle potensielle frivillige
-
Dato, sted og tidspunkt for hendelsen
-
Liste over frivillige krav til tid og plikt
Bestem hvilken type julefest kontoret ditt vil ha. Bestem om arrangementet skal holdes på kontoret eller off-site. Sett et budsjett. Bestem antall personer som skal inviteres, inkludert arbeidstakernes ektefeller eller gjester. Bestem om alkohol vil bli servert og om du vil gi gratis drinker eller en kontanterbar. Hold en detaljert liste over parametrene til festen for å veilede frivillige i å sette opp det.
Bestem hvor mange ansatte frivillige du må organisere og lette festen. I de fleste tilfeller vil minst 10 frivillige være pålagt å dekke alle funksjonene. Velg en frivillig leder for å overvåke de andre frivillige medarbeiderne. Diskuter organisasjonsdetaljer direkte med ledelsesfrivillig. Sørg for at hver potensielle frivillig har tid og evne til å delta før tildeling av roller.
Lag et notat til alle potensielle frivillige som sier at du trenger hjelp med kontorpartiet. Gi navnet til den ansatte du valgte for å fungere som frivillig kontakt. Pass på at alle frivillige forstår at i tillegg til deg vil en ekstra person være tilgjengelig for å jobbe gjennom logistikken for å organisere festen. Be alle memo-mottakere om å komme i kontakt med deg innen en uke for å fortelle deg om de kan frivillig. Hold en liste over alle som har avtalt å hjelpe.
Send et annet notat til de som har meldt seg. Tilordne festoppgaver og ansvar til bestemte personer eller små grupper. For eksempel, plasser en gruppe med ansvar for å velge matmenyen; en andre gruppe med ansvar for sirkulerende invitasjoner; en tredje gruppe med ansvar for dekorasjoner, fester og gaver. Fortsett å dele oppgaver til alle aspekter av festen er dekket. Det kan hende du må få tildelt flere frivillige hvis festen din er stor, formell eller mer kompleks enn en uformell samling på kontoret.
I det andre notatet, kunngjør en tidsplan for frivillige komitémøter, ukentlig eller månedlig, for å organisere og forberede. Planlegg det første møtet minst fire til seks måneder før arrangementet. Dette vil bidra til at ingen detaljer blir oversett, og alle frivillige forstår deres ansvar og tidsforpliktelser. Planlegg møtene i selskapstid, på stedet, men vær sikker på at de ikke vil påvirke frivilliges daglige arbeid negativt. Be alle frivillige til å fortelle deg om de skal delta i kick-off-møtet.
Bruk notater til å følge opp regelmessig med alle frivillige gjennom hele planleggingsprosessen. Oppgi i hvert notat det som ble diskutert på det siste møtet og hva som skal diskuteres på neste møte. Be frivillige til å kommunisere med hele gruppen hvis de har ideer, forslag, spørsmål eller bekymringer slik at alle vil være fullt klar over hvordan planleggingsprosessen går.
Før arrangementet, send et notat til alle på kontoret eller firmaet, takk de ansatte frivillige for deres arbeid med å forberede festen. Dette uttrykket av takknemlighet er viktig for frivillige.
Tips
-
Bruk tradisjonelt forretningsspråk når du skriver inn notater, selv for morsomme arrangementer som julebord. Unngå å bruke slangtermer, profanitet og tvilsomt språk når du komponerer notater.
Advarsel
Ikke la frivillige bruke festplanleggingsmøter som unnskyldninger for å unngå hverdagens arbeidsoppgaver.
