Lønnsmemoer gir informasjon til ansatte om nye endringer i selskapspolitikken og påminner ansatte om dagens policy. For eksempel, hvis ansatte vanligvis glemmer å signere sine tidskort, kan et kort notat minne dem om kravet. Hvis det på grunn av en ferie blir sjekker tilgjengelig en dag tidlig, kan du bruke et notat til å varsle ansatte. Send kun notater til nødvendig personell. Lønnavdelingen skal inkludere lønnsmedlemmer med lønnssjekker eller inntektsfortegnelser for å sikre at ansatte får notatet.
Skriv overskriften. Inkluder datoen, mottakerne, fra og emnet. For eksempel: 12/01/2020 Til: Alle ansatte fra: Lønnsavdeling Emne: Tidlig lønningsdag
Skriv inn notatets kropp; dette er grunnen til at du skriver notatet. For eksempel, "På grunn av juleferien, vil lønnskontroller være tilgjengelig den 23.." Enkeltrom dine avsnitt og, hvis notatet ditt har mer enn ett, dobbeltrom etter hvert avsnitt.
Skriv din avslutning. Mens du ikke trenger å være så formell som du er i et forretningsbrev, inkludere en avsluttende erklæring og avdelingsnavn. For eksempel, "Hvis du har noen spørsmål, vennligst kontakt lønnsavdelingen. Takk." Ta med et telefonnummer dersom avdelingen har egen utvidelse.
Tips
-
Vær oppmerksom på at når du sender et notat til alle ansatte som minner dem om selskapspolitikken, at noen ansatte utfører handlingen på riktig måte, slik at du ikke vil ordne notatet hardt. For eksempel, "Bare en rask påminnelse om selskapspolitikken at ansatte må signere deres tidskort. Takk!" Varsler om policyendringer bør være rett og slett, men gi kontaktinformasjonen din til spørsmål. For eksempel, "Begynnelsen 02/28/12, ansatte må veksle sine refusjoner i ukentlig. Hvis du har noen spørsmål, ta kontakt med Susie på forlengelse 210. Takk." Hvis du sender en kopi av notatet til en annen person som firmaets eier, må du inkludere en CC-linje under motivet for personens navn. Texas A & M University anbefaler at du bruker underposisjoner til notater som er lengre enn tre avsnitt. Bruk firma brevpapir på notatene dine for å hjelpe leseren å vite at det er et offisielt notat. Motta godkjenning fra avdelingsleder eller bedriftseier før du sender ut notater.
Advarsel
Notater skrevet i uvanlige skrifttyper kan være vanskelig å lese og uprofesjonelt utseende. Bruk en standard skrift og gjør teksten flush med venstre marg for lettere lesbarhet.Selv om notatet er en klage, vær forsiktig med ordene du velger når du skriver. Oppretthold din profesjonalitet til enhver tid.
