Årsrapporten for ideelle organisasjoner er mest effektiv når den er skrevet og utformet med betydning og bruk av dokumentet i tankene. Dokumentet fungerer som et rapportkort, anerkjennelse til givere og andre tilhørere, en sjanse til å dele informasjon med nonprofit-fellesskapet og et markedsføringsverktøy for å tiltrekke seg nye støttespillere. Årsrapportlesere ser etter kvantitet, kvalitet og resultater informasjon om programmer, kunder og inntekt. Godt utformede årsrapporter inneholder en balanse mellom fortellinger, fotografier, lister og grafiske representasjoner av økonomiske data. En velskrevet årsrapport forteller de enkelte historiene bak kakediagrammer og giverlister.
Bestem innholdet i årsrapporten din. Uansett om publikasjonen er et tykt, blankt blad eller et nyhetsbrev på fire sider, vil leserne se etter spesifikk informasjon i årsrapporten: et sidebrev fra ideell styrets styre eller administrerende direktør, rapporter om organisatoriske resultater, rapporter fra spesielle programmer eller større divisjoner, finansielle rapporter, en liste over styremedlemmer og nøkkelpersoner, og en donorliste organisert av beløp og alfabetisert etter navn.
Bruk tydelig, enkel og ærlig skriving med en uformell, men profesjonell tone. Gi fakta tydelig og bruk en avslappet og personlig tone for å skrive om prestasjoner og de personlige historiene som beskriver virkningen på klienter og samfunnet.
Velg ord i skrivingen som formidler positivitet, stolthet og forpliktelse til ditt oppdrag. Unngå unødvendig dramatisk skriving, men dele informasjon som involverer leseren og appellerer til givere som føler en følelse av partnerskap i arbeidet ditt. For eksempel, fortell historien om en klient for å beskrive resultatene av et program og koble aktivitetene til organisasjonens oppdrag.
Inkluder et par sidebjelker for å markere viktige data fra programrapporter, for eksempel en sammenbrudd av klienter etter alder og etnisitet eller deltakere i et jobbsøkingsprogram og status ved årets slutt. Denne oppsummerte informasjonen hjelper leserne til å forstå bunnlinjen i artiklene og legger også til et menneskelig perspektiv.
Forbered bildene for din økonomiske informasjon ved å bruke dataene i din økonomiske rapport for å vise trender, totalsummer og oppsummeringer. For eksempel opprett et kakediagram som viser budsjettprosenten som brukes av hver avdeling eller et linjediagram som viser endringer i donasjoner de siste fire årene. Bruk en tekstboks til å liste de totale midlene som er mottatt fra ulike donortyper, for eksempel grunnlag og individuelle. De finansielle bildene gir leserne minneverdige øyeblikksbilder.
Velg bildene du vil bruke til å fortelle historiene. Du kan bruke bilder av et hus din organisasjon bidro til å bygge, studenter i etterskoleprogrammet ditt, dyr i redningslokalet, trær plantet på områdeskoler eller ansatte som organiserer en walk-a-thon.
Tips
-
Velg formatering basert på lengden og innholdet i årsrapporten din. En lang rapport kan ha nytte av seksjoner, for eksempel programmer, prestasjoner, økonomiske og givere. Du kan velge å bryte opp tekst ved å interspersere bildene og grafikken i løpet av en løpende fortelling, bare skilt av overskrifter.
Den typiske årsrapportleseren er mest interessert i brevet fra konsernsjefen eller styreformannen, leserens navn på gjengelisten, bildetekster og finansielle totaler, ifølge styrkaféet på Blue Avocado-nettsiden.
