Kundefortrolighet er en viktig del av forretningsetikken. Personer eller institusjoner forventes å beholde privat informasjon fra tredjeparter. Å formidle informasjon vil resultere i brudd på tillit og kan føre til alvorlige konsekvenser. Dette er spesielt viktig for fagfolk, som advokater, psykiatere og helsepersonell. Heldigvis er det visse skritt du kan ta for å beskytte klientens konfidensialitet. Med disse grunnleggende retningslinjene, hjelper du med å beskytte dine klientinformasjon, samt beskytte deg mot juridiske problemer.
Vær oppmerksom på omgivelsene når du diskuterer eller jobber med klientinformasjon. Å arbeide i et åpent område kan føre til at privat informasjon blir utsatt for andre. Hvis mulig, håndter papirarbeid eller data bak lukkede dører. Hvis du jobber på et delt kontor, må du sørge for å legge frem dokumenter på et trygt sted når du er ferdig med dem.
Tone ned samtalen når du er rundt andre. Vent til du er på et privat sted, for eksempel kontoret, for å diskutere sensitiv informasjon. Når du snakker i telefonen, hold kontordøren lukket slik at andre ikke overhører samtalen.
Beskytt klientinformasjon ved å bruke et program som sikrer og krypterer sensitiv informasjon på datamaskinen din. Opprett mapper med unike navn, og installer et antivirus- og anti-spywareprogramvare på datamaskinen din, sørg for å sjekke for vanlige oppdateringer. Opprett et sterkt passord ved hjelp av bokstaver, tegn og ord for å låse datamaskinen når du er borte fra den.
Passordbeskytt dine håndholdte enheter for å beskytte klientens konfidensialitet. Enheter som brukes til å lagre ting, som adresser og telefonnumre, har svært lite beskyttelse.
Advarsel
Vær oppmerksom på å bytte teknologi når du bruker en sikkerhetsprogramvare for å beskytte datamaskinen.
