Regnskap er opptak, analyse og rapportering av hendelser som er vesentlig viktig for et selskap. Regnskapet inneholder poster over endringer i eiendeler, forpliktelser, egenkapital, inntekter og kostnader. Den vanlige sekvensen av trinnene i opptaksprosessen inkluderer analyse, utarbeidelse av journaloppføringer og postering av disse oppføringene til hovedboken. Etterfølgende regnskapsprosesser inkluderer å utarbeide en prøvebalanse og utarbeide regnskap.
Grunnleggende: Debiteringer og kreditter
Debitter og kreditter er de grunnleggende regnskapsverktøyene for å endre kontoer. Debitter øker aktiva og kostnadsregnskapene, og de reduserer forpliktelsen, egenkapitalen og inntektsregnskapet. Kredittene øker gjelds-, egenkapital- og inntektsregnskapet, og de reduserer aktiva og kostnadsregnskapene. Debitter og kreditter er henholdsvis til venstre og høyre side av en T-konto, som er den mest grunnleggende formen for å representere en konto.
Analyse
Det første trinnet i opptaksprosessen er å analysere transaksjonen, bestemme regnskapspostene og registrere dem i de aktuelle kontoene. Analysen inkluderer en undersøkelse av papiret eller elektronisk posten til transaksjonen, for eksempel en faktura, et salgskvittering eller en elektronisk overføring. Vanlige transaksjoner inkluderer salg av produkter, levering av tjenester, kjøp av forsyninger, betaling av lønn, kjøp av reklame og registrering av rentebetalinger. I periodiseringsregnskapet må selskapene registrere transaksjoner i samme periode de oppstår, uansett hvorvidt kontanter skifter hendene. Inntekter og kostnader transaksjoner påvirker de tilhørende resultatregnskapet, samt balansen kontoer. Enkelte transaksjoner kan bare påvirke balansekontoer.
Journaloppføringer
Journaloppføringer er det andre trinnet i opptaksprosessen. En journal er en kronologisk oversikt over transaksjoner. En oppføring består av transaksjonsdato, debet- og kredittbeløp for de aktuelle kontoene og et kort notat som forklarer transaksjonen. For eksempel er journalpostene for en kontantsalgstransaksjon å kreditere (øke) salg og debet (øke) kontanter. Journaloppføringer avslører alle effektene av en transaksjon på ett sted. De er også nyttige for å oppdage og korrigere feil fordi debet- og kredittbeløpene må balansere ved utgangen av en periode.
Postering til Ledger
Det tredje og siste trinnet i opptaksprosessen er å legge inn journalpostene i hovedboken, som inneholder sammendrag av alle kontoer. Hver post har felt for transaksjonsdato, kommentarer, debet, kreditter og utestående saldo. I det tidligere salgstransaksjonseksemplet involverer innleggsprosessen å legge inn et kredittbeløp for salgskontoen, et debetbeløp for kontantkontoen og oppdatere de respektive saldoer. Hovedboken kan være i form av et bindemiddel, indekskort eller et program.
