Tillit er vanskelig å tjene og opprettholde i forretningsforbindelser. Noen ganger kan noe som tilsynelatende lite som en misforståelse eller oppfattet uhøflighet i næringslivskommunikasjon ødelegge et arbeidsforhold. I forretningskommunikasjon kan gode manerer bety forskjellen mellom en fortjeneste og et tap. Å lære å være høflig og høflig til enhver tid kan spare spildt energi på jobben, bekymre deg når du kanskje har fumlet i forretningsmessig etikett og høflighet (se Referanser 4).
Telefon
Pass på at når du ikke kan svare på telefonen din opptatt melding er oppriktig og høflig. Ofte er det i tonen i stemmen som kan vise høflighet. Unnskyldning for at du ikke var tilgjengelig når den som ringer, måtte snakke med deg, er et show av høflighet. Angi når du kommer tilbake er en annen høflighet. Viktigst, å returnere en melding raskt er ikke bare høflig, men profesjonell. Når du svarer på telefonen, smil. Det vil vise i stemmen din. Hør helt til det som den som ringer har å si før du begynner å snakke. Sørg for at du ber om tillatelse før du setter din ringer på vent og venter på den som ringer for å si at det er greit. Ikke heng opp uten å si farvel eller legge merke til at du avslutter samtalen, selv om den som ringer er uhøflig.
e-post
E-postmeldinger går langt i forretningskommunikasjon. De varer også lenge. De kan bli permanente poster av dine ord. Med den kunnskapen, må du passe på at når du forbereder en e-post som du leser den høyt eller på annen måte vurderer den for å sikre at du ikke bare får din mening på tvers, men at du klarer det på en høflig måte. Start e-postene dine med en profesjonell hilsen som hilser mottakeren eller gruppen av mottakere etter navn (se Referanser 3). Husk at denne e-posten ikke er et uformelt notat mellom venner. Bruk komplette setninger og god grammatikk. Aldri skrive en e-post når du er sint eller i humør for å lufte, da sjansen er en e-post sendt under disse forholdene, mangler det høflighet som kan gjøre kommunikasjonen mer effektiv (se Referanser 2).
Letters
Ofte er det akseptabelt å sende et brev for å formidle en forretningskommunikasjon. Som med en e-post, pass på at du har korrekturlesning for stavemåte og format, og grammatikken din er sjekket for korrekthet. Si tak når og når det er nødvendig. Pass på å lukke brevet med en forståelse for forventet tid brukt av mottakeren som leser kommunikasjonen din.
Ansikt til ansikt
Ofte leveres den vanskeligste form for forretningskommunikasjon ansikt til ansikt. Det er god praksis å vurdere foran et speil hva du planlegger å si. Dette vil gi deg en god ide om hvordan ansiktsuttrykkene dine endres med meldingen din. Når du besøker et annet land for virksomheten, er det ikke høflig å tvinge din kultur på de med hvem du er der for å gjøre forretninger (se Referanser 1). Å forstå kulturelle forskjeller kan hjelpe deg med å være høflig når du kommuniserer med de fra land der ansikt til ansiktshilsen vises forskjellig fra hvordan du kan være vant.
Bulletin boards
Kunngjøringer lagt ut på oppslagstavler er vanlige på mange arbeidsplasser. Denne praksisen kan noen ganger føre til uhøflig eller uklar kommunikasjonsvisning. Når du har ansvaret for å levere en melding til alle samtidig, bør du strebe for å være høflig for alle. Bruk av slang eller uvanlige setninger kan fornærme og forringe din hensikt. Pass på at notisblokken din eller nyhetsbrevet er skrevet med all overveielse gitt til annen profesjonell kommunikasjon.
