En hilsen er hilsen i et brev. Slik adresserer du mottakeren, og den angir tonen for resten av innholdet i meldingen. I næringslivet i disse dager, er de fleste korrespondanse gjort via e-post. Imidlertid er postpost fortsatt brukt i enkelte bransjer og med spesifikke forretningsdokumenter. I begge tilfeller er det viktig å bruke riktig hilsen for å vise mottakeren av brevet respekt og engasjere seg i begynnelsen av kommunikasjonen.
Tips
-
Den riktige hilsen for forretningsbrev avhenger av tonen i dokumentet, enten det er i utskrift eller e-post og arten av meldingen som blir levert.
Hvordan velge en Business Letter Greeting
Bestemme hvilken hilsen som skal brukes i forretningsbrevet avhenger av et par faktorer. Først finne ut hva slags innhold du diskuterer. Krever det en formell tone eller en uformell? For eksempel, søker en jobb hos et selskap er en formell forretningstransaksjon og krever et forretningsbrev med formell hilsen. På den annen side, sender e-post til en kollega om når de skal møte for lunsj ikke en formell hilsen. På samme måte kan adressering til en kunde du ikke har snakket med før, kreve en mer formell tone enn å snakke med en partner som du regelmessig gjør forretninger med.
En annen faktor å vurdere når man bestemmer seg for hilsen å bruke, er tonen i hele meldingen. Hilsen er den første delen av forretningsbrevet som mottakeren leser, slik at det i utgangspunktet setter tonen for hele meldingen. Velg omhyggelig din hilsen basert på tonen du vil formidle gjennom. I tillegg vil hilsen du bruker, avhenge av hva du vet og ikke vet om mottakeren. Enten du kjenner personens navn, kjønn, yrke og legitimasjon, spiller en rolle ved valg av hilsen.
Tatt i betraktning formatet på forretningsbrevet
Hilsen du bruker, kan også avhenge av formatet på brevet. For eksempel, om du vil sende meldingen via e-post eller e-post, kan det påvirke hva slags hilsen du velger. I tillegg vil bokstavstypen også diktere hilsen du bruker. For eksempel kan et innledende brev fra virksomhetsforslag sendt via postpost ha en mye mer formell hilsen enn et selskapsdrevet notat sendt til en intern liste via e-post. Du må også vurdere om du sender forretningsbrevet til en person eller til flere personer, da det vil påvirke hilsen du velger.
Mottaker av forretningsbrevet
Før du begynner din forretningsbrev, finn ut hvem du sender meldingen til. Hvis du skriver til et individ, er det viktig å kjenne sitt fulle navn med riktig stavemåte. Hvis mottakeren har et kjønnsnullt navn som Alex eller Pat, kan du ringe organisasjonen og finne ut kjønn, og du kan spare deg for potensiell forlegenhet i fremtiden. Hvis du ikke er klar over personens kjønn, kan du slippe artikkelen artikkelen i hilsen din.
Hvis forretningsbrevet ditt er som svar på en melding mottakeren allerede har sendt, må du være oppmerksom på hvordan de signerte navnet sitt. Hvis deres fulle navn er Cassandra og de signerte sitt brev "Cass", så kan du være tilbøyelig til å henvende henne som "Cass". Dette vil avhenge av arten av forholdet ditt og dokumentet du skriver. Ikke forkort noen persons navn uten først å bli invitert til å gjøre det.
Bruke kjønspesifikke titler
I enkelte tilfeller kan du velge å bruke en kjønnspesifikk tittel som en del av hilsen din. "Mr." brukes til en mann og går foran sitt etternavn - "Mr. Smith, "for eksempel. For en gift kvinne, bruk "Fru" før etternavnet. For en ugift kvinne kan du bruke "Frøken". Når du skriver til en kvinne uten å kjenne sin sivilstand, kan du bruke "Frøken" som i "Frøken Smith."
Før du bestemmer deg for å bruke en kjønsspesifikk tittel, bør du vurdere om språket ditt er inkluderende. Noen kan ikke identifisere som enten mann eller kvinne eller kan identifisere som motsatt kjønn. Hvis du ikke vet eller er usikker på situasjonen, kan du velge å legge ut det kjønspesifikke språket helt i korrespondansen din.
Formelle hilsener
Den vanligste formelle hilsen i virksomheten er "Kjære." Du kan bruke denne hilsen på en rekke måter:
- Kjære Herr Smith
- Kjære John / Jane
- Kjære Fru / Fru. Smith
- Kjære John Smith
Hvordan du adresserer mottakerens navn vil avhenge av formaliteten til forretningsbrevet og forholdet ditt med henne. "Kjære" kan brukes i både utskrifts- og e-postbransjer, og hilsen "Til". "Hei" er en annen formell hilsen. Det brukes imidlertid vanligvis i e-post i stedet for postpost.
Uformelle hilsener
Mindre formelle hilsener kan brukes i forretningsmiljøer. Imidlertid er det uansett om de er akseptable, avhengig av organisasjonens kultur, mottaker av brevet og innholdet i meldingen.
I organisasjoner der det ikke er et formelt hierarki eller små bedrifter som bare har en håndfull medarbeidere som kjenner hverandre godt, kan det ikke være behov for formelle hilsener. Generelt, i intern korrespondanse med kolleger eller samarbeidspartnere du er kjent med, er det akseptabelt å bruke "Hei John" eller "Hey Jane", spesielt når du kommuniserer via e-post.
Legg merke til at selv om organisasjonens kultur er uformell, kan det være noen tilfeller der en formell hilsen kreves, for eksempel når du snakker med en ny kunde eller interessent eller når du søker om en jobb.
Salutasjoner for en ukjent mottaker
Noen ganger når du skriver et forretningsbrev, kan du kanskje ikke kjenne mottakerens navn. I dette tilfellet, prøv å ringe organisasjonen på forhånd for å finne ut hvem som kan se på bedriftsbrevet ditt, og adressere notatet ditt tilsvarende. Du kan også sjekke selskapets nettsted for å se om du kan finne ut denne informasjonen. Hvis du ikke er i stand til å finne ut navnet på mottakeren, kan du adressere forretningsbrevet med generiske hilsener som:
- Kjære Herr eller Fru
- Til den det måtte gjelde
- Til Hiring Manager
Salutasjoner for flere mottakere
Når du arbeider med flere mottakere av forretningsbrevet, skreddersøm hilsen for å inkludere flere navn, for eksempel å skrive "Kjære Jane og John" eller "Til Mr. og Mrs Smith." Hvis det er mer enn to navn å liste, kan du velg å avstå navnene helt og bruk en generell hilsen som:
- Kjære lag
- Hei alle sammen
- Til HR-avdelingen
- Kjære Blue-Sky Corporation
Retningslinjer for spesifikke titler
En persons yrke eller utdanning kan kreve at du adresserer dem på en bestemt måte i din hilsen, avhengig av formaliteten av brevet. Generelt gjelder dette for medlemmer av prestene, medisinske fagfolk, akademikere, militært personell og valgte embetsmenn.
For eksempel, hvis du skriver til noen som har en medisinsk grad, bruk "Dr." før hans etternavn, som i "Dr. Smith. "Når du skriver til en professor, dommer, rabbin, imam eller pastor, skriver du ut tittelen før hans etternavn, som" Kjære pastor Smith. "Når du skriver til medlemmer av militæret, er det hensiktsmessig å bruke sin full rangering og Etternavn i hilsen, som i "Kjære Lieutenant General Smith" eller "Hello Captain Smith."
Formatering av en hilsen i et forretningsbrev
Når du formaterer brevet, kan du legge til enten et kolon eller et komma etter hilsen din. Kolon er det mer formelle valget, mens kommaet brukes til uformell korrespondanse. Første ledd i brevet ditt begynner etter hilsen på neste linje, for eksempel:
Kjære John, Første ledd
