Personopplysningene som er notert på en utfylt form W-9 er nødvendig for lønnsbehandlings- og betalingsrapportering til Internal Revenue Service. Som best praksis, be om en ferdigstilt W-9 på ansattes første arbeidsdag og send en W-9-forespørsel til nye entreprenører. Dersom en entreprenør ikke overholder, send et formelt brev med en hyggelig, men fast forespørsel om en utfylt skjema.
Skjema W-9 Basics
Et skjema W-9 er et IRS-dokument som beskriver en skattebetalers navn, adresse, føderal skatteklassifisering og personnummer eller arbeidsgiveridentifikasjonsnummer. IRS ikke mandat at bedrifter beholder W-9s på filen. Virksomheter må imidlertid samle inn og rapportere de personlige opplysningene som er oppført på skjemaet for alle ansatte, og for entreprenører betaler de over $ 600 årlig. Å samle en W-9 er en praktisk måte å gjøre det på. På grunn av dette, bør et selskap ha en W-9 på filen for hver ansatt og entreprenør.
Be om en W-9
For å sikre at du samler en W-9 fra alle ansatte, inkludere en W-9 skjema i obligatorisk første dags papirarbeid for nye ansettelser. Krev nye ansatte å fullføre alt papirarbeid på stedet og returnere det til en personalrepresentant innen utgangen av den første dagen.
Når du kjøper en ny entreprenør eller leverandør, vedlegg et skjema W-9 med den opprinnelige kontrakten. I en forespørsel om W-9, spør leverandøren om å fullføre og returnere skjemaet så snart som mulig. Vurder å implementere en policy for kun å betale leverandører med en gyldig W-9 på filen, og merk denne retningslinjen i forespørselsbrevet.
Oppfølging
Hvis du har problemer med å få en ferdig W-9 ut av noen ansatte eller entreprenører, taktlig, men fortell at W-9 er nødvendig før betaling kan gjøres. Forklar til ansatte at informasjonen på skjemaet er nødvendig for å behandle lønn og utstedes lønnsslipp. Hvis en leverandør ikke returnerer W-9 innen en uke eller to, send et nytt forespørselsbrev for å følge opp. Hvis du har en dokumentert policy på plass, må du huske leverandøren at du ikke kan betale dem uten skjemaet på filen. IRS krever at du gjør en formell forespørsel om en W-9, så hold en kopi av dette brevet på filen.
Ingen W-9
Hvis du ikke har en W-9 for en leverandør på slutten av året, må du fortsatt rapportere betalingene til IRS. Fullfør og send et skjema 1099-MISC til entreprenøren og la personnummeret være tomt. IRS vil svare med en melding om at nummeret mangler, som du må videresende til entreprenøren sammen med en varsel om sikkerhetskopiering og en annen kopi av en W-9. Du er forpliktet til å holde tilbake skatter fra fremtidige utbetalinger til denne entreprenøren. For tiden er restbeløpet 28 prosent - og entreprenøren vil pådra seg en avgift på 50 dollar fra IRS.
