Mange matbutikker og restauranter er villige til å donere mat og drikke til veldedighetsorganisasjoner; Det kan være en del av deres oppdrag å bidra til samfunnet. Behandle matdonasjoner som en forretningstransaksjon ved å tilby donorens riktig dokumentasjon. Vær forberedt på å gi dem et brev av en forespørsel og kvittering for deres donasjon. Som et insentiv, kan du fremme sin virksomhet ved å inkludere deres logo eller navn på kampanjetilbudene dine.
Lag en liste over restauranter og dagligvarebutikker i ditt område. Ta med kontaktinformasjon som adresse og telefonnummer.
Forbered et skript, som du vil lese når du ringer til spisesteder og butikker. Formålet med den innledende telefonsamtalen er å samle informasjon - hvem samfunnsrelasjonssjefen er, og om virksomheten tilbyr matdonasjoner. Start skriptet med en introduksjon av deg selv, organisasjonen og arrangementet. Forklar at du søker matdonasjoner for din veldedighet eller begivenhet, og at du vil snakke med en fellesskapssjef. Slutt ditt skript ved å be om donasjoner og samle informasjon om riktig kontakt.
Ring til hver restaurant eller supermarked. Følg skriptet ditt så godt du kan, men være personlig og spontan. Det er en god ide å utvikle et forhold til riktig kontakt fra starten. Sjansen er at han vil be om et brev av forespørsel. Gi dem beskjed om at du sender en. Hvis du må legge igjen en melding, gi en 30 sekund til et minutts sammendrag av organisasjonen, hendelsen, det du ber om og et telefonnummer. Be ham eller henne å ringe deg tilbake.
Skriv inn en sidebrev til hver restaurant og butikk; Dette brevet vil forklare organisasjonens oppdrag og arrangement og vil fungere som en offisiell skriftlig forespørsel til den potensielle giveren. Tilpass brevet til riktig kontakt. Inkluder hva din ideelle status er, og ditt Federal Tax Identification Number. Nevn om du vil bruke maten til å mate gjester, frivillige eller begge deler. Angi de matvarer du trenger. La kontaktpersonen få vite at du vil ringe henne til å følge opp i løpet av de neste dagene. Ta med kontaktnavn og telefonnummer.
Lever eller send brev til deg og utarbeide et oppfølgingsskript. Du vil lese fra dette skriptet når du ringer din kontakt for å se om han mottok brevet. Nevn at du sendte et brev av forespørsel noen dager tilbake, og du bekrefter at de mottok den. Gjenta forespørselen din ved å spørre din kontakt hvis de er villige til å donere mat eller drikkevarer. Når de sier "Ja", la dem få vite at du vil få dem et kvittering for deres sjenerøse donasjon.
Elementer du trenger
-
Telefonbok
-
Datamaskin
-
telefon
-
Internettilgang
-
Skriver
-
Tekstbehandler
-
Blank kvitteringsbok
Tips
-
Du kan kjøpe tomme kvitteringsbøker på en kontorforsyningsbutikk. Noen butikker kan gi daggamle varer fra bakeriet eller produsere seksjonen, som fortsatt er akseptable å tjene og forberede seg på måltider. Bruk arrangementet som en mulighet til å utvikle et langsiktig forhold med potensielle givere, som kanskje liker å donere til organisasjonen din med jevne mellomrom i fremtiden.
