Regnskapsførere definerer et beløp som en begrensning plassert på hvordan en organisasjon bruker penger. Anta at bystyret stemmer for å bruke 100.000 dollar på fortovreparasjon på tre måneder. Plassering av pengene i en beløpskonto forteller byens ansatte at pengene er forpliktet til fortauet og ikke kan brukes på noe annet. ref1, 2
Tips
-
En plikt er noe som reserverer inntekter for fremtidig bruk, for eksempel en innkjøpsordre eller en skattegjeld. Misligholdsregnskap brukes først og fremst av regjeringer for å unngå å overskride skattebetalernes penger. Ref2
Encumbrance Accounting
En bedrift eller regjering kan omgjøre midler på flere måter og av flere grunner.
- Skriver en innkjøpsordre for å kjøpe noe.
- Signere en kontrakt som forplikter seg til kjøp av varer eller tjenester.
- Innstilling av penger for skattebetalinger.
- Reserverer nok penger til å gjøre lønn.
- Å reservere penger til å betale ansvarsforpliktelser. Dette er utgifter som ikke kan skje, for eksempel på grunn av skade hvis du mister en prosess. REF1
Når organisasjonen skaper en belastning, må den registrere den i ledgers. Anta at et selskap har $ 2 millioner kontant på hånd i en bevilget fond. Eieren signerer en innkjøpsordre på $ 700.000 i nytt utstyr, leverbart om tre måneder. Å skrive om bølgen i leddene minner ledelsen om at selskapet bare har $ 1,3 millioner å bruke. ref3, s. 1
Tips
-
Forhold er også brukt i fast eiendom. Eiendommen er beslaglagt når den har en lien på den, eller når sonering begrenser det den kan brukes til. Dette er et eget konsept fra regnskapsperioden. Ref2
Opptaksmessige forhold
Misligholdsregnskap markerer beløpet i organisasjonens kontoer når pengene er reservert. Når det faktisk utbetales, nullstiller bokholderen belåningskontoen og rapporterer pengene som en betalt utgift. REF1
Regjeringsregnskapet belaster forpliktelser mot det aktuelle bevillingskonto, for eksempel veibygging, IT eller juridiske utgifter. Betaling av bekostning etter penger er ikke påvirket av bevilgningsbeløpet. Men hvis beløpet må heves eller senkes av en eller annen grunn, øker eller krymper det bevilgningskontoen.ref3, s. 3
En organisasjon trenger ikke å bruke hele belåningsbeløpet i ett enkelt kjøp. Hvis det er involvert i tre rettssaker, kan det for eksempel belaste betingede forpliktelser for alle tre, og deretter betale dem ut en om gangen. Ref4
Utarbeide en pre-Encumbrance
En forhåndsbeskrivelsesforespørsel ber ledelsen å sette opp et beløp. For eksempel ønsker IT-avdelingen å kjøpe et kjøp på $ 30.000 i nytt datautstyr. Det gjør en forespørsel om forpliktelse til å godkjenne kjøpet. Hvis ledelsen godtar det, skriver IT en innkjøpsordre, noe som skaper belastningen. Ref4
