Typisk brukt i den offentlige sektoren, er briefing papirer korte dokumenter som inneholder oppsummeringer av et bestemt problem og den foreslåtte handlingen å følge med. I et forretningsmiljø kan en orienteringspapir brukes av en utøvende assistent til å informere konsernsjefen om et problem som vil bli diskutert på neste styremøte, for eksempel. I dette tilfellet kan konsernsjefen ønske å vite bakgrunnen og konteksten til problemet og eventuelle neste skritt slik at hun kan diskutere detaljer med styremedlemmene. Hvis du ønsker å skrive et orienteringspapir for noen i bedriften din, må du sørge for å holde den presis og kortfattet.
Format av et Briefing Paper
Som navnet antyder, er briefing papirer ment å være kort. Vanligvis må du holde papiret ditt under to sider, slik at det er lett å lese og absorbere. Formålet med et orienteringspapir er å informere mottakeren om et komplekst problem, gi konteksten på et høyt nivå og inkludere anbefalinger for hva som skal gjøres neste. Dette hjelper ham å være oppmerksom på høydepunktene for å ta de nødvendige avgjørelsene eller fullføre eventuelle relaterte oppgaver. Briefing papirer er skrevet i klart, vanlig språk, og inneholder ofte punktpoeng i stedet for tette avsnitt, slik at de er enkle å skanne.
Begynnelsen av Briefing-dokumentet
Ta med navnet på hvem du skriver briefingsdokumentet for, dagens dato og emnet for orienteringsnotatet øverst. Mange briefing notater starter med en "Purpose" -delen, som brukes til å identifisere årsaken til notatet. Dette vil bidra til å varsle leseren om hvorfor denne informasjonen er viktig for dem.
Formålet med dette dokumentet er å informere presidenten om detaljene knyttet til politiet hendelse i vårt kontor i Saint Louis den 3. september. Siden hendelsen har blitt nasjonalnyhet, kan presidenten motta spørsmål fra mediamedlemmer.
Alternativt begynner noen briefing notater med en "Issues" -avdeling, der du kan inkludere eventuelle problemer som må løses.
Hovedlegemet til Briefing Paper
Hoveddelen av briefing-papiret bør inneholde en del om "Nøkkelhensyn", der du kan legge merke til sammenheng eller bakgrunn av problemet, og all relevant informasjon som leseren bør være oppmerksom på.
Ting å vurdere: Gjerningsmannen er ikke, og har aldri vært, en ansatt i dette selskapet. Han handlet alene, uten hjelp fra noen i vårt anlegg. Mens ansatte åpnet sikre dører, gjorde de det under tvang, og i henhold til sikkerhetsprosedyrer. Tre ansatte vil bli dekorert av Saint Louis-politiets avdeling for deres modige hjelp til å undertrykke gerningsmannen.
Sett deretter opp det foreslåtte handlingsforløpet i en "Neste trinn" -avdeling. Her kan du inkludere mulige utfall og scenarier basert på tilgjengelige løsninger.
Hjelp til å gi svar
Noen orienteringspapirer inkluderer også "Speaking Notes." Her kan du inkludere bestemte poeng som leseren skal adressere hvis de gir en tale eller holder et møte relatert til emnet ved hånden. I stedet for å skrive ut en tale som de burde lese, er det bedre å inkludere korte punktposter med temaene de bør nevne. Dette vil hjelpe dem til å forklare saken i egne ord.
På slutten av informasjonspapiret, ta med kontaktinformasjonen din slik at leseren lett kan nå deg hvis de har spørsmål.
