Team briefings er effektive møter som brukes til å formidle informasjon til ulike avdelinger og grupper i en organisasjon. Å gjennomføre en orienteringsøkt krever at du er så organisert som mulig og har en fast agenda, fordi den mest relevante informasjonen må utstedes uten å kaste bort tid. Øvrig informasjon som ikke passer, kan lagres for et annet møte. Briefing økter tillater også at medlemmer tilbyr ideer og oppdateringer, hvis de er strukturert riktig.
Utarbeide en agenda med den bestemte tiden hvert tema skal diskuteres. En dagsorden bidrar til å holde alle på oppgave, og tillater dem å vite på forhånd hva som kan forventes i sammendraget. Bare oppgi viktig og relevant informasjon på din agenda. La tid på slutten av dagsordenen for gruppediskusjon.
Kontakt deltakere på forhånd via e-post, faks eller telefon, slik at de kan forberede materialet som skal diskuteres i møtet. Du kan tillate ulike medlemmer å bidra til ulike deler av orienteringene. Gi dem god tid til forberedelse, og gi dem også en tidsramme slik at informasjonen de gir er konsistent og passer til den tildelte delen av agendaen din.
Start møtet med gode nyheter, som fremgangen organisasjonen eller avdelingen gjør. Diskuter eventuelle fremtidige retningslinjer og prosedyrer som skal implementeres. Velg enkeltpersoner som vil være integrert i fremtidige planer du presenterer, og også oppgi oppnåelige mål som må møtes før neste orientering.
Fordel ytterligere minutter for eventuelle åpne spørsmål eller bekymringer som kan diskuteres. Du har kanskje ikke forventet de fagene da du først opprettet dagsordenen. Ekstra tid tillater også at medlemmene informerer deg om eventuelle feil eller problemer som kan forhindre dem i å oppnå en bestemt oppgave ved neste orienteringsøkt.
