Nesten alle på en eller annen gang vil bli gjenstand for skriftlig rekord som setter dem i dårlig lys. Det kan være så enkelt som en oversikt over en uformell diskusjon av din tardiness. Det kan være en formell rådgivning i en disiplinær prosedyre som kan koste deg en lønnsoppgang eller til og med jobben din. I verste fall kan det være et brev som avslutter jobben din. I hver hendelse skal du skrive og sende inn et brev med tilbakebetaling. Dette brevet er ment å hjelpe deg med å løse en tvist ved å gi din side av historien.
Elementer du trenger
-
Referansemateriale som er spesielt relatert til saken din
-
Det opprinnelige brevet mot deg
Dekonstruer brevet mot deg ved å bryte det fra hverandre ved punkt. Hvis avsnittene er lange eller inneholder mye detalj, bryter du det ned til setningsnivået. Denne dekonstruksjonen lar deg se brevet på en rasjonell måte.
For hvert element med negativ informasjon, konstruer en tilbakemelding som forklarer den. Når du forklarer disse tingene, ta vare på å motbevise deg slik at du blir kastet i et positivt lys. For eksempel: "Mr. Smith har vært sen fire ganger i rapporteringssyklusen" kan bli tilbakekalt med et avsnitt som forklarer hver hendelse. Du kan si: "I løpet av de 100 arbeidsdager i rapporteringsperioden var jeg på tide 96 prosent av tiden. Hver hendelse var på grunn av omstendigheter utenfor min kontroll. Hver hendelse ble rapportert til min veileder så snart som mulig." Din beklagelse forklarer mangelen og ved å merke den overveldende høye oppmølsesatsen, trivialiserer klagen. Selvfølgelig, hvis brevet hadde blitt skrevet med flere detaljer, ville du også være mer detaljert.
Når du har alle dine fakta, referanser og første utkast skrevet, vil du sette sammen brevet. Åpningen skal respektere myndighetsfiguren som vil se den. Det vil gi en kort oppsummering av hvorfor brevet skrives. Deretter legger du til informasjonen din som avviser det opprinnelige brevet. Til slutt vil du lukke respektfullt.
Et eksempel kan være noe slikt: "Sir, jeg skriver for å gi ytterligere opplysninger om brevet som ble lagt inn i min fil 1. januar 2011 av Mr. Supervisor angående at jeg var sen. Mr. Supervisor sa at jeg hadde vært sen fire ganger. Det er sant, men hans brev nevnte aldri at hver gang ble forklart av meg til ham på den tiden. Og han aksepterte hver forklaring som en gyldig grunn. Siden rapporteringsperioden er 100 arbeidsdager, har jeg 96 prosent på Tidsmessig tilstedeværelse. Respektivt, hr. Medarbeider."
Som du kan se fra eksemplet, er det ikke nødvendig å være altfor lang, uhøflig eller til og med obsequious. I stedet holder du det kort, fokusert utelukkende på uønskede opplysninger i det opprinnelige brevet og personligheten fri. En upartisk tredjepart kan nå lese begge bokstaver og trekke sine egne konklusjoner.
Tips
-
Send din tilbakemelding innen 24 timer etter at det opprinnelige brevet ble levert til deg. Når du skriver brevet, henvises til relevante forskrifter som støtter posisjonen din.
Advarsel
Ikke bli personlig. Hvis du angriper tegnet - navnet ringer for eksempel - av den opprinnelige forfatteren, vil du se uprofesjonell mens du forsterker den originale forfatteren i leserens øyne. Ikke oppblåse fakta; de er for enkle å verifisere. Ikke gjør tilbakemeldingen i din personlige såpeboks, hold bare på fakta. Skriv aldri noe du ikke kan måle bevis hvis du blir bedt om det.
