Sporing av ansattes disiplin er et hovedansvar for en veileder eller leder. En definisjon av disiplin er håndheving av selskapets regler og retningslinjer. På grunn av visse juridiske problemer, som diskriminering og trakassering, er det nødvendig at alle disiplinære tiltak dokumenteres skriftlig. Selv om den beste disiplinen er "selvdisiplin", eksisterer problemmedarbeidere dessverre på arbeidsplassen. Derfor er det nødvendig med et formelt fokus på disiplin.
Elementer du trenger
-
Hendelsesrapporter
-
Dokumentasjon av etterforskning
-
Dokumentasjon av disiplinære tiltak
-
Separat fil med lås
Undersøk hvilken som helst rapport av en hendelse eller lovbrudd. Det er best å være på den sikre siden enn av og til med en disiplinær handling hvis fakta ikke er pålitelige. Motta en disiplinær handling av noe slag er seriøs virksomhet. Hvis ikke håndtert på en profesjonell måte, kan det være juridiske konsekvenser for selskapet. Noen selskaper bruker et Excel-regneark for å spore disiplinære tiltak, men konfidensialitet er et problem.
Dokument hendelsen skriftlig. Hvis ikke skriftlig, skjedde det aldri. Avhengig av selskapspolitikken kan den første hendelsen eller lovbruddet behandles med muntlig advarsel. Uansett, fyll ut de riktige skjemaene med datoene, de involverte medarbeiderne, og alle når, hvor, hvem, hvorfor, og hvilke spørsmål som ble besvart. Selv om det bare var en verbal advarsel, dokumentere den skriftlig og få den signert av både ansatt og veileder. Plasser dokumentet i en egen, låst, fil i personellmappen.
Skriv tydelig og ta med all nødvendig informasjon. Vær forsiktig med å uttrykke sinne eller andre følelser i dokumentasjonen. Husk at andre kan se på det, selv medarbeiderens advokat. Opprettholde objektivitet og respekt for den ansatte. Hver gang filen brukes, må du kontrollere at den returneres til riktig sted, under lås og nøkkel.
Sett opp separate filer i personellmappen. Dissiplinære tiltak skal alltid dokumenteres skriftlig og legges i ansattes fil. For å beskytte ansattes privatliv, beholder mange bedrifter disse filene fra annen informasjon. Det er fortsatt pro og con argumenter for å spore ansattes disiplin i en programvarepakke.
Tips
-
Del informasjon om retningslinjer og prosedyrer med alle ansatte.
Forklar disiplinprogrammet i din nye medarbeiderorientering.
Advarsel
Hvis du bruker et program for å spore disiplindokumentasjon, vær forsiktig med passordene.
Husk personvernloven og ansattes rett til taushetsplikt når det gjelder disiplinære tiltak.
