En oppgave er en arbeidsenhet. Omfanget av en oppgave kan variere fra et spørsmål som krever minimal arbeidskraft til en som krever betydelig arbeidskraft som innebærer en rekke deltakere for ferdigstillelse. Oppgaver er generelt knyttet til bestemte, tidsbegrensede mål og mål. Som sådan er organisering og sporing av oppgaver viktig for å oppnå mål og mål. Ved å utføre oppgaver til papir eller et dataprogram, tar du kontroll over dagen og til slutt dine kortsiktige og langsiktige mål og mål.
Elementer du trenger
-
Gjøremålsliste
-
Kalender
Gå gjennom oppgavelisten din og plasser en numerisk verdi for hvert element basert på den målte prioriteten. Dette bestiller dine handlinger på en måte som gir deg den beste muligheten til å få mest mulig innflytelse i løpet av dagen. Prioritere oppgaver ved å avgjøre betydningen av hver oppgave på dine mål og mål. Noen oppgaver kommer med en naturlig følelse av haster, mens andre kan gi deg en pause for å vurdere om de har noen reell betydning i det hele tatt.
Anslå at tiden trenger å utføre hver enkelt oppgave. Plasser et tidsintervall som angir minimal og maksimal tidsallokering for å utføre hver oppgave. Mengden tid som kreves for å fullføre en oppgave, kan påvirke prioriteten for dagen. For eksempel kan en enkel oppgave som tar fem minutter å fullføre prioriteres over en oppgave med relativt større betydning som krever tre til fem timer å fullføre. Oppgaver som krever lengre tidsperioder for å fullføre, må naturligvis bli calendared over lengre tid.
Angi frister for hver oppgave. Frister fokuserer din oppmerksomhet og oppfordrer din overholdelse. Noen oppgaver vil ha tidsfrister satt av eksterne parter som de som er etablert av klienter eller utenfor institusjoner. Andre oppgaver vil kreve at du fastsetter en frist. Dette vil bli formet av faktorer som hvor mye tid som kreves for å fullføre oppgaven, og om arbeidet til andre er nødvendig for å fullføre oppgaven. Ved delegering av oppgaveoppgaver bidrar det også til å levere forespørsler med frister som er litt tidligere enn din egen frist for oppgaven.
Planlegg oppgaver. Dette innebærer å bestemme hvordan du skal ordne oppgaver og aktiviteter i kalenderen din. Vurder det naturlige forholdet mellom oppgavene når du planlegger dem. Du vil få mest mulig effektivitet ved å kombinere lignende oppgaver sammen - for eksempel fullføre fakturering for ulike prosjekter på en angitt tid. Vurder også dine personlige energitopper i løpet av dagen når du planlegger oppgaver. Hvis din mentale styrke topper om morgenen, planlegg oppgaver som krever optimal mental oppmerksomhet i løpet av den tiden. Hvis energien din faller innen klokka 3, kan dette være den beste tiden å planlegge enkle oppgaver.
Vær fleksibel. Du kan prioritere, sette tidsfrister og planlegge oppgaver på en måte som gjør den mest effektive bruken av din tid, bare for å få en samtale fra noen hvis egen nødliste krever din tid og oppmerksomhet. Ikke la dette spore din innsats. Time management teknikker inkluderer factoring i flex tid i din daglige tidsplan. Også, hvis et levedyktig alternativ, etablere bestemte tidsperioder som "forstyrrelsesfri tid" for oppgaver som krever høy konsentrasjonsnivå.
Spor og merk fremgangen din. Utvikle et visuelt flytskjema eller en graf over oppgavelisten som følger opp aktiviteter. Utvikle individuelle aktivitetsflytdiagrammer for store oppgaver som inkluderer en rekke undertekster. Når du fullfører oppgaver og undertekster, krysser du dem av listen. På slutten av hver dag og slutten av hver arbeidsuke, gjennomgå fremdriften og reorganiser oppgavene dine med friske lister og diagrammer for den nye dagen og den nye uken.
Tips
-
Bestem om du har tilstrekkelige ressurser til å fullføre en oppgave. Kvaliteten på arbeidet er generelt viktigere enn å møte en frist.
