Å vite når du skal skrive et formelt forretningsbrev versus en forretnings e-post, kan lett komme til folk som er komfortable med å formidle meldinger i ulike formater; Det er imidlertid flere faktorer å vurdere når du velger mediet. Faktorer som ekspedisitet, formalitet, konfidensialitet og til og med adressatens rang eller status bør vurderes når du bestemmer deg for å skrive.
Primær forskjell
Det første som skiller virksomhetsbrev fra en forretnings e-post er at et brev generelt anses å være kopi, og e-postadressen er en myk kopi - en elektronisk melding. Etter at du har skrevet et forretningsbrev, skriver du ut det, forsegler det i en konvolutt, legger på porto og bruker en tjeneste som den amerikanske posttjenesten eller et overleveringsselskap for å sende brevet til mottakeren. En forretnings e-post, derimot, er også sammensatt vanligvis ved hjelp av en datamaskin eller elektronisk måte, men den sendes elektronisk til mottakeren om bare noen få sekunder.
Leveringstider
Det nærmeste et forretningsbrev vil vanligvis ankomme, er dagen etter at du sender det via snail mail eller en leveringstjeneste som FedEx. Hvis du trenger brevet til å ankomme tidligere, kan du leie en kurir for levering samme dag. Du vil pådra deg en kostnad med enten alternativ - enten et frimerke eller en leveringsavgift. Hvis du vil ha en snarlig melding om å ankomme med det samme, er det beste alternativet å sende en forretnings e-post. En brannmur er bare en liten hindring som kan forsinke levering, men selv da er forsinkelsen praktisk talt usammenhengende.
Innholdet i Business Communication
Hvis du skriver en formell kommunikasjon, er det sannsynlig at du vil formidle din melding i et forretningsbrev. For eksempel, hvis du skriver om et kontraktsmessig problem, er det lurt å ha en kopi av korrespondansen din. Ulempen med dette er at stykker papir kan gå seg vill, og en forretnings e-post kan forbli i en elektronisk mappe for alltid. En forretnings e-post kan formidle den samme meldingen, men hvis det er en alvorlig sak, blir e-post ofte sett som mindre formell enn et forretningsbrev. Hvis kommunikasjonen din krever en blekksignatur, kan du selvsagt ikke signere en e-postadresse for virksomheten i blekk. Du kan imidlertid legge en elektronisk eller digital signatur til en e-postmelding.
Brev versus e-postformat
I henhold til Northern Michigan University Writing Center er det vanlige formatet for forretningsbrev blokkertype. Hver del av brevet er flush med venstre margin i den tradisjonelle blokkstilen. En modifisert blokk posisjonerer den avsluttende hilsen og signaturen nederst i midten av brevet; halvblokkformat betyr at avsnittene er innrykket. Hvis du skriver en bedrifts-e-post, er det enkelt å replikere det tradisjonelle blokkformatet ved å skrive inn hilsen, kropp og avsluttende hilsen med venstre margin, fordi hvis du går over for punktindrykk og lukkende salutasjoner, kan formatet se ut som det er uvanlig, avhengig av på størrelsen på skjermen eller skjermen hvor mottakeren leser kommunikasjonen.
Opprettholde konfidensialitet
Du kan bruke et vannmerke på et kopi av brev til å angi "Konfidensielt", eller du kan merke e-postadressen til bedriften Konfidensiell ved å klikke på et av alternativene som e-postprogrammet ditt gir. Verken forretningsbrev eller e-postadresse kan garantere absolutt konfidensialitet fordi mottakeren kan kopiere brevet eller bare videresende e-posten til noen som ikke var interessert i den første kommunikasjonen. I begge tilfeller må du stole på mottakerens integritet for å opprettholde fortroligheten til korrespondansen din.
Status kan gjøre en forskjell
En veileder som skriver til en direkte rapport, vil sannsynligvis bruke e-post til å kommunisere en uformell melding, for eksempel melding om at hun vil være ute av kontoret. Hun trenger ikke å gi sine ansatte et formelt brev til slik rutinemessig korrespondanse. På den annen side, hvis hun kommuniserer med et politikkdirektiv eller utsteder en commendation eller disiplinær handling, kan en kopi være det foretrukne formatet, og det er hvis selskapet opprettholder papirrekorder. Når det gjelder papirløse kontorer, er en forretnings e-post den nødvendige kommunikasjonsformen, uavhengig av emnet. I et annet tilfelle, dersom en direkte rapport skriver til sin veileder om å avgjøre sin oppsigelse, åpner et håndbrevet døren en kort samtale (om ønskelig) om årsakene til at hun avgår fordi brevet ikke inneholder slike opplysninger.
