Over mange århundrer har kontrakter blitt den universelle måten å etablere en juridisk bindende avtale mellom to parter. Kontraktstyring innebærer å administrere forholdet mellom enhetene, som kunder, partnere, leverandører eller ansatte. Prosedyrer inkluderer detaljer om hvordan man gjennomfører forhandlinger, gjennomføring, avslutning og fornyelse.
Prosedyreelementer
Ditt mål i kontraktstyring er å maksimere profitt og minimere risiko. Klart definerte prosedyrer letter samordningen mellom de involverte partene. Kommersielle kontrakter inkluderer fakturaer, innkjøpsordre og partnerskapsavtaler. Implementere kontraktstyringsprosedyrer ved hjelp av datasystemer eller bare dokumentert som en manual.
Dine prosedyrer bør definere hvordan krav til produkter eller tjenester som er oppgitt er spesifisert. Overholdelse av kontraktspesifikasjoner danner ofte grunnlag for å bestemme kvalitet. Varierende virksomhetskrav medfører endringer i kontrakter, slik det er tillatt i kontraktstyringsrutiner. Sett omfattende kontraktstyringsprosedyrer på plass slik at hvis det oppstår omstendige regninger og ufullstendige forpliktelser, løses de raskere fordi kontraktene dine er robuste.
Sørg for at du følger vedtekter og forskrifter som styrer kontraktsspråk og rettigheter og ansvar for de involverte. Mens en gang et enkelt håndtrykk ble ansett som juridisk bindende, bygger moderne selskaper seg nå på en serie juridisk dokument for å drive forretninger. Dokument hvordan du genererer fire hovedtyper av kontrakter: fastpris, kostnadsrefusjon, delvis definert og brevavtaler. Prosedyrer for kontraktutvikling og styring for hver type skal angi hvordan man skal oppgi prisen, definere omfanget, bestemme leveringsplanen, vurdere risikoen for hver part og beskrive eventuelle løpende forretningsforhold (hvis relevant).
Forbered deg på å håndtere ulike scenarier. For fastpriskontrakter bør ytterligere prosedyrer spesifisere formildende forhold som for eksempel hvordan man skriver kontrakten hvis den eksakte mengden materiale ikke er kjent eller aktiviteten strekker seg over en lengre periode. Enkelte næringer, som byggebransjen, inkluderer incitamenter i kontrakter for å motivere operativ effektivitet. Prosedyrer knyttet til kostnadsrefusible kontrakter definerer hvordan man spesifiserer forhold slik at kjøperen påtar seg den økonomiske risikoen fra selgeren ved å godta en pris som dekker (vanligvis) alle kostnadene pluss en avgift. Regler for overvåking av disse typer kontrakter (vanligvis brukt av ideelle organisasjoner eller samarbeidspartnere for hvem økonomisk gevinst ikke er det primære målet) innebærer klare forventningserklæringer. Sette opp prosedyrer for delvis definerte kontrakter og brevavtaler også. Å investere tid og krefter i å utvikle omfattende prosedyrer sikrer at virksomheten din renner jevnt.
