Når et byggeprosjekt utsettes for å by, søker eieren en ansvarlig, kvalifisert entreprenør for å gjøre arbeidet til en rimelig pris. Budprosessen sikrer at potensielle tilbudsgivere jobber med samme informasjon, noe som fører til muligheten til å sammenligne ikke bare priser, men budets grundighet.
Sjansene for et vellykket prosjektutfall øker kraftig når eieren utarbeider fullstendig, faktisk informasjon for tilbudsgivere. Denne informasjonen kalles en budpakke, eller buddokumenter. Disse dokumentene inkluderer prosjektplaner, spesifikasjoner, kvantitetslister, tidsplaninformasjon og data om hvilket som helst spesifikt utstyr eller produkter som skal brukes. Relevant informasjon om forholdene er også inkludert. En kopi av kontrakten som skal signeres, er ofte en del av pakken, slik at budgivende selskaper også kan vurdere det. Buddokumentene, samlet sett, blir vanligvis en del av den vellykkede budgiverens kontrakt. Budmengder og enhedspriser styrer hvor mye penger som skal påløpe i løpet av prosjektets levetid.
Offentlige bud, eller de med et byrå eller en offentlig eier, følger forskjellige regler enn private bud. De må annonseres på forhånd, og de tillater kvalifiserte entreprenører å by på om de velger å. Private eiere kan velge å begrense prosessen til entreprenører de har valgt som tilbudsgivere.
Når budgiverne mottar budpakker, skjerper de sine blyanter eller brann opp estimeringsprogramvaren, og bestemmer materialkostnader og tilgjengelighet, arbeidskraft og utstyr som trengs, arbeidsordre og planleggingskrav. Problemer oppstår en gang da de vurderer et prosjekt. Et eksempel ville være å finne ut at en viktig komponent har en lang ledetid for levering som vil komme i konflikt med eierens ønskede byggeplan. Et annet typisk problem oppstår når levererte mengder ikke samsvarer med mengdene ettersom budgiveren har beregnet dem. Spørsmål behandles ved å be om avklaring fra eieren. En ansvarlig eier vil både svare på disse spørsmålene og dele ny eller oppdatert informasjon med alle tilbyderne.
Nettstedbesøk arrangeres ofte for å tillate entreprenører en mulighet til å identifisere potensielle problemer som kan være kostbare, for eksempel tilgangsproblemer eller konflikter med eksisterende strukturer eller forbedringer.
Når buddatoen ankommer, kan offentlige myndigheter åpne bud eller ikke. Noen byråer mandat at budet tildeles den laveste mottakeren. Dette er noen ganger problematisk ved at lavbudgiveren kan ha gjort feil eller på annen måte feilberegnet prosjektets sanne kostnad, noe som kan føre til kutting av hjørner eller ubestemt arbeid under bygging. Private eiere har vanligvis ikke offentlige budåpninger. De har stor skjønn til å bruke andre kriterier enn prisen for å velge en entreprenør. En entreprenør kan ha en høyere pris, men kan ha identifisert planlegging effektivitet for å bringe prosjektet online raskere, for eksempel.
Uansett hvilken prosess som følges, offentlig eller privat, blir budene vurdert for fullstendighet. En entreprenør som har ekskludert noe av arbeidet, for eksempel, kan betraktes som "ikke responsivt", og det budet kan avvises. Informasjon som ble forespurt, men som ikke ble levert, kanskje med hensyn til forsikring eller en liste over tidligere prosjekter, kan også være grunnlag for å avvise et bud. Entreprenører må ta godt vare på å inkludere alle dokumenter som er påkrevd.
På slutten av en vellykket budprosess gir budene prosjektdeltakere objektive, epler-til-eplekriterier for å velge den beste entreprenøren for arbeidet.
