I sin enkleste form er internkontroll summen av alt bedriften gjør for å identifisere og redusere risiko som ifølge U.S.Small Business Administration, ofte bruker omtrent 5 prosent av en virksomhets årlige inntekter. Selv om bedrifter av alle størrelser står overfor risiko for bedrageri, tyveri og misbruk av forretningsmessige eiendeler, er små bedrifter med utilstrekkelige dokumentasjonsprosedyrer ofte mer sårbare. Dokumentasjonsprosedyrer bidrar til, og er en del av, sterke interne kontroller.
Økt ansvarlighet
Selv om velutviklede dokumentasjonsprosedyrer styrker både forebyggende og detektive interne kontroller, er utilstrekkelige dokumentasjonsprosedyrer en hovedgrunn til at noen bedrifter ikke finner ut at tyveri eller bedrageri oppstår før det er for sent, "Journal of Accountancy" notater. Formelle dokumentasjonsprosedyrer gir veiledning for å gjennomføre kontroller, og de øker ansvarligheten, da dine ansatte må bevise og verifisere, i stedet for å bare si at de fulgte eller utførte intern kontroll.
Vitenskapelig verdi
Dokumentasjonsprosedyrer skaper sporbar bevis, inkludert hvem som var involvert i en oppgave eller en finansiell transaksjon og når og hvordan hun var involvert. Du kan opprette prosedyrer som tids- og datostämpling som fungerer bak kulissene, samt sette dokumentasjonsregler for ansatte som følger. Begge er like viktige for rekonstruksjon av handlinger når man sporer transaksjoner og oppretter revisjonsstier. For eksempel, signerte kupongkuponger, kopier av småkvitter etterfyllingskontroller, en ansattes innloggings-ID og datortid og datostempler gir alle revisjonsspor bevis.
Mer sikker informasjonshåndtering
Faktiske eller skannede vedlegg, fotnoter i en finansiell rapport og en datatransaksjonsendringslogg er eksempler på dokumentasjonsprosedyrer som bidrar til og styrker kontrollen av informasjonskontroll. Alle er nyttige for å dokumentere årsakene til å korrigere eller justere papir eller elektroniske forretningsrekorder, noe som i siste fall hjelper deg med å forhindre og oppdage svindel og ansattes tyveri. Et tilsvarende datatidsstempel og bevis på forhåndsgodkjenning, som avdelingslederens initialer, styrker informasjonskontrollkontrollene ytterligere.
Bedre kvalitetskontroll
I tillegg til å forhindre både interne og eksterne svindel-, lager- og lagerstyringsdokumentasjonsprosedyrer, kan det understøtte kvalitetskontroll. Disse inkluderer å kreve lageransatte til å telle, inspisere og dokumentere skadede innkommende og utgående varer. Bedragerings- og tyveribeskyttelsesprosedyrer som bidrar til god internkontroll inkluderer en dokumentasjonsregel som krever at ansatte fyller ut, signerer og sender et plukkark for hver utgående kundeordre og merkingsprosedyrer som registrerer og identifiserer lagerartikler, inkludert beskrivelser, delenumre, enheter av mål og mengder.
