JISC InfoNet beskriver oppslagshåndtering som systematisk styring av alle poster sammen med informasjonen eller dataene de inneholder. Tidligere ble disse arkivene lagret i papirformat, og hver stor organisasjon hadde et register, noen ganger bemannet av en hær av klerkere. I dag har elektroniske arkivstyringssystemer tatt over. Både manuelle og elektroniske rekordstyringssystemer har klare fordeler og ulemper.
Datainnhenting og deling
En ledende årsak til at mange organisasjoner har gått papirløs, er det enkle som et elektronisk system muliggjør for gjenoppretting og deling av informasjon. Når data holdes på papir og lagres i et register, viser det seg en utfordring å hente den. Videre kan informasjonen kun brukes av en person om gangen. Mens elektroniske systemer løser dette problemet, kommer de også med andre utfordringer.
Utstyrskostnad og potensial for forældelse
Når en organisasjon går papirløs, er det store datamengder som holdes på papir som skal skannes og lagres i et digitalt format. Maskinvaren og programvaren som trengs for denne øvelsen koster en betydelig sum penger. Innledende kostnader til side er en betydelig ulempe med elektroniske systemer at både maskinvare og programvare blir forældet på relativt kort tid. Maskinvare kan kreve endring i så lite som 18 måneder mens programvare endres hvert 2-3 år.
Elektroniske systemer og folkeproblemet
Implementering av et elektronisk registerstyringssystem krever en endring i medarbeiderens holdninger. Enhver radikal endring i en organisasjon er sett med skepsis av mange ansatte som ikke er sikre på hvordan slike endringer vil påvirke dem. Når eldre måter å organisere filer på er erstattet av nye, føler medarbeider et tap av kontroll og dette må tas opp av forsikringer fra arbeidsgiveren - og støttet av suksess for det implementerte systemet.
Sikkerhet og andre problemer
Med den økte informasjonsdeling som et elektronisk registerstyringssystem muliggjør kommer spørsmålet om sikkerhet. Med mindre tilstrekkelige tiltak blir satt på plass, blir det mulig at konfidensiell bedriftsinformasjon slutter i feil hender. Videre kan håndtering av poster bli et problem når systemet er tilstoppet med unødvendige poster (for eksempel dokumentkopier). Det er ikke uvanlig å finne situasjoner hvor en betydelig mengde poster holdes, er faktisk søppelpost.
