Uansett hvilken type virksomhet du kjører, er ditt faktureringssystem dine kunder et av de viktigste aspektene ved å tjene penger. Uten et effektivt system for innsamling på kundefordringer, vil du ha en vanskelig tid på å motta betaling. Uten betaling kan virksomheten din ikke løpe. Det er flere potensielle systemer du kan ansette for å fakturere kundene dine; Den som passer best for deg, vil i stor grad avhenge av hvilken type virksomhet du driver.
Forhåndsbetalt fakturering
En populær faktureringsmetode for servicebasert virksomhet, som teleoperatører eller Internett-leverandører, er forhåndsbetalt fakturering. I denne typen fakturering betaler kundene på forhånd for et bestemt antall tjenester: et bestemt antall tid eller enheter. Betaling er forfalt og må mottas før kundene dine har tilgang til deres kjøpte tjeneste. Det er et effektivt faktureringssystem for å sikre at dine kundefordringer blir konsekvent betalt før tjenester blir gjort.
Etterbetalt fakturering
Etterbetalt fakturering er et system der kunden samtykker i å betale på et senere tidspunkt for produkter eller tjenester mottatt. På slutten av en angitt faktureringsperiode sender du en faktura til kundene dine som angir kontonummer, tjeneste eller produkter som brukes, beløpet skyldes og forfallsdato. Fakturerings- og regnskapsprogramvare er tilgjengelig for å opprettholde denne informasjonen. Det kan være vanskelig å samle på disse typer regninger hvis du har å gjøre med kunder med dårlig kreditt, eller som bare nekter betaling. Hvis du engasjerer denne typen fakturering, bør du vurdere å tilby rabatter for rask betaling, men vær forberedt på å tildele ansatte direkte kontakt med kunder for utestående regninger. I ekstreme tilfeller kan det bli nødvendig å slå kontoen til et samlingsbyrå.
Kreditt- og debetnotater
Kreditt- og debetnotater er ikke egnet som et eneste faktureringssystem, men er viktige ved endringer i en konto eller betalinger eller feil. Du vil utstede kredittnotaer til kunder som har betalt for tjenester eller produkter de ikke brukte eller mottok, eller hvis en feil i fakturering forårsaket at kunden overbetalt. Debetnotater vil bli brukt på motsatt måte; når en kunde bruker mer enn hans forhåndsbetalt godtgjørelse, eller hvis han ellers er underladet for sine tjenester. Debetnotater krever i hovedsak mer penger fra kunden, mens kredittnotaer, eller kreditter, oversettes til penger som returneres eller tjenestekreditter rulles over til neste faktureringsperiode.
Bestillingsbasert fakturering
Bestillingsbasert fakturering kan sammenlignes med forhåndsbetalt fakturering for produkter. Hvis bedriften din er leverandør eller grossist, kan du velge å kreve at kundene dine betaler helt eller delvis når de legger inn bestillingen. Dette bærer de tidligere fordelene med forhåndsbetalt fakturering. Du kan også kreve bare delvis betaling på forhånd og full betaling på et senere tidspunkt, da du må sende kundene dine en faktura som ber om resten av betalingen. For å bruke denne metoden må du holde nøyaktige oversikter over hvilke kunder som allerede har betalt.
Leveringsbasert fakturering
I dette faktureringssystemet vil du sende en faktura og innkjøpsordre med detaljer om hver vare og kvantitet til kunden sammen med leveransen. Du kan velge å kreve full betaling ved levering, eller angi en betalingsfrist på fakturaen. Sørg for å inkludere bestillingsskrivekontaktinformasjon i tilfelle uoverensstemmelse mellom innkjøpsordre og faktura.
