Få mennesker liker å skyte en ansatt eller be dem om å forlate et prosjekt. Den beste måten å si opp noen er å snakke med dem personlig, men det er ikke alltid mulig, enten på grunn av avstand eller fordi firmaet krever offisiell dokumentasjon av oppsigelsen. I det tilfellet må du skrive et brev som ber personen om å forlate prosjektgruppen. Brev som avviser ansatte må skrives nøye for å sikre at tonen er taktfull og profesjonell, men formidler den viktige meldingen.
Begynn brevet ved å skrive inn datoen. Hopp over en linje, og skriv mottakerens navn og adresse på separate linjer. Hopp over en ekstra linje, og skriv "Kjære Mr./Ms. (Etternavn)" etterfulgt av et kolon.
Fortell personen umiddelbart at hun har blitt tatt av prosjektgruppen. Bruk en taktfull tone; husk, uansett hvor alvorlig situasjonen er, dette brev representerer fortsatt deg og din bedrift, slik at du må forbli profesjonell.
Gi en kort oversikt over hvorfor han har blitt tatt av laget, men ikke gi spesifikke kommentarer. Sjansen er at han har en god ide om hvorfor han har blitt fjernet fra laget, og han kan følge opp via telefon eller e-post hvis han har spørsmål. Unngå å sette spesifikasjoner skriftlig fordi de gir mottakeren muligheten til å stille spørsmål til din begrunnelse eller å utfordre din beslutning.
Takk mottakeren for sin tjeneste med gruppen eller firmaet. Fortell henne du setter pris på hennes arbeid, og du ønsker henne godt i fremtiden.
Tegn brevet "Med vennlig hilsen", og hopp over tre linjeplasser. Skriv inn ditt fulle navn. Skriv brevet på bedriftspapir og send det via sertifisert post slik at du har bekreftelse på at han mottok brevet.
