Lønn er et viktig aspekt av enhver bedrift med ansatte. For at ansatte og lønnskostnader skal betales i tide og nøyaktig, må lønnsavdelingen være strukturert. For å oppnå effektivitet innenfor avdelingen, bør arbeidsgiveren dokumentere lønnsprosedyrene. Uansett om lønn er stor eller liten, er skriftlige lønnsprosedyrer kritiske for en vellykket lønnsliste.
Opprett lønnsprosessformularer. Lønnsavdelingen jobber vanligvis tett med personellavdelingen for å sikre riktig lønn og ansettelsesfordeler behandling. En rekke former benyttes i denne prosessen: tidskort / tidskort, skjema W-2, lønnsplaner og / eller kalendere, ferieforespørselsskjemaer, direkte innskuddstillatelsesskjemaer og sykeovervåkningsark. Du kan kjøpe disse skjemaene på en papirvarebutikk eller ha et utskriftsfirma tilpasset dem.
Dokumentere tidsprosedyrene. US Department of Labor bemerker at du kan bruke ethvert tidssystem du vil ha, forutsatt at det er riktig og fullstendig. Tidsbehandlingsprosedyrer bør inkludere tidsfrister for innsending og metoden som brukes til å beregne ansattes tid.
For eksempel, skriv ned prosedyrer for manuelt å beregne ansatt tid kort, for eksempel avrunde opp og ned til nærmeste kvart time. Hvis du har et tidsavbruddssystem som automatisk transporterer ansattes slag / swipes inn i lønnsprogrammet, dokumenterer du prosedyrene for redigering. Dette kan inneholde at veiledere sender deg e-post til endringene før fristen.
Skriv ned lønnsbehandlingsprosedyrer. Skreddersy lønnsbehandlingsprosedyrene dine slik at de samsvarer med lønnsystemet ditt. Et lønnsystem kan være manuelt, internt datastyrt eller eksternt (outsourcet). Oppgi hele lønnsprosedyringsprosedyrene for ditt eget system.
For eksempel, si at du har et internt datastyrt system, hvor lønnspersonell på stedet og lønnsprogrammer brukes til å behandle lønnslisten. Dokument hvordan du bruker programvaren. Oppgi hvordan du skal legge inn lønn for ansatte og hvordan du behandler lønnsjusteringer, direkte innskudd, lønnsskatt, nytte dager, garnishments, forsikringsfordeler og overtidslønn. Inkluder trinn for å dobbeltsjekke lønnslisten før du skriver ut paychecks og før du lukker lønnslisten.
Hvis du har flere betalfrekvenser (for eksempel ukentlig og hver uke), dokument hvordan du behandler hver enkelt. Lønnsbehandlingsprosedyrer bør inkludere alle behandlingsstrinnene, fra starten av hver lønn til slutten.
Inkluder etterbehandling prosedyrer. For eksempel, si at du har en regnskapsavdeling eller et eksternt skatteselskap som håndterer selskapets lønnsskattemessige forhold. Oppgi de nødvendige filene og rapportene som skal sendes og til hvilken person. Oppgi hvem som skal motta lønnsslipp / lønnsstubber for distribusjon og inkludere andre selskaper / personer med hvem du må samhandle med. For eksempel, hvis lønnsavdelingen videresender pensjonsbidragsmidler til pensjonsplanleverandøren umiddelbart etter hver lønnsbehandling, inkluderer de nødvendige trinnene.
Dokumentregistrering. Arbeidsgiveren må holde lønnsposter i minst tre år, ifølge Arbeidsdepartementet. Statlig lagring og arkiveringsprosedyrer for lønnsregister, W-2s, lønnsskattrapporter, tidskort og andre lønnsregister.
Tips
-
Oppdater lønnsprosedyrene dine når det oppstår en prosessendring.
