Arbeidsgivere inkluderer vanligvis en sjekkstub eller tilsvarende uttalelse sammen med hver ansattes lønnsslipp, enten det kommer i form av et papir eller en online for lønnsslipp som utstedes via direkte innskudd. Kontroller stubber er dokumenter som kan være nødvendige for å tilfredsstille regjeringens krav til registrering. Selv når det ikke er obligatorisk å beholde kontrollstubber, kan det fortsatt være forsiktig å gjøre det.
FLSA Krav
Den føderale regjeringen har ikke en regel som krever at arbeidsgivere skal utstede eller beholde lønnsslippestubber. Fair Labor Standards Act-kravene gir retningslinjer for lønnsdokumentasjon. Generelt må lønninformasjon holdes for tre år. Hvis kontrollstubber brukes til å registrere noen av disse dataene, må de beholdes i tre år også. Lønnsposter må inneholde:
- Ansattes navn, adresse og personnummer.
- Medarbeiderens kjønn og yrke.
- Fødselsdato for arbeidstakere under 19 år.
- Dato og klokkeslett hver arbeidsuke begynner og slutter. Datoen lønnsperioden begynner kreves dersom det er annerledes enn arbeidsugen.
- Datoen ansatt er betalt
- Daglig og ukentlig arbeidstid.
- Ansattes lønnshastighet.
- Regelmessig lønn, overtid lønn og eventuelle tillegg eller fradrag fra arbeidstakers lønn.
Arbeidsgivere må holde tidskort eller tilsvarende tidsposter som jobbet i to år.
Tilleggskrav til statens lønnsregistrering
Likebehandlingsmulighetskommisjonen sier at arbeidsgivere må beholde alle arbeidsoppgavene, inkludert sjekker og lønnsposter, i minst ett år. I tilfelle en arbeidstaker sender inn en klage til EEOC, må registre beholdes inntil ett år etter endelig disposisjon av saken av EEOC eller ett år etter at søksmål er avgjort.
Stater kan pålegge ytterligere krav til registrering. For eksempel, Texas Workforce Commission sier arbeidsgivere må gi arbeidstakere en sjekk stub eller tilsvarende dokument som viser alle dataene som brukes til å utarbeide en lønnsslipp. Lønnsposter må holdes for fire år å overholde Texas regjeringskompetanse regnskapsføring reglene.
Retningslinjer for arbeidsgivere
En bedrift eller organisasjon produserer kontroller og sjekker stubber av flere årsaker. Internal Revenue Service anbefaler at sjekke stubber og bankkort som tjener som støttende dokumenter Skattemessig beholdes for perioden med begrensninger. For eksempel er perioden for begrensninger for selvangivelse seks år. Nolo.com antyder at bedrifter holder kontroller og finansregistre i minst syv år.
