Når et selskap kjøper maskiner, kjøretøyer, programvare eller andre gjenstander som kvalifiserer som eiendeler på grunn av deres langsiktige brukervennlighet, betraktes disse som investeringsutgifter. På grunn av den betydelige kostnaden, planlegger de fleste bedrifter på forhånd for disse kjøpene; men når maskiner bryter ned eller ny teknologi gir en mulighet for at et selskap skal strømline prosesser, må utgifter til store mengder avveies mot nytten av kjøpet. For å opprette en policy om disse utgiftene, må ledelsen undersøke historien til selskapets utgifter og trekke konklusjoner tilsvarende.
Gjennomgå tidligere regnskapsposter for å fastslå eventuelle utgiftsmønstre på kapitalvarer og å estimere årlige uplanlagte utgifter på grunn av utskifting av utstyr.
Opprett et malbudsjett som inkluderer tidligere erfaring og planlagte utgifter. Estimere andelen uplanlagte investeringer og ta med en godtgjørelse for disse elementene.
Bestem hvordan beslutninger om uplanlagte utgifter har blitt gjort tidligere og noter hvor vellykkede beslutninger ble formulert.
Skriv prosedyrer for å identifisere investeringsutgifter som vil gå inn i budsjettet, inkludert RFP (forespørsel om forslag) maler, budskrav, betalingskrav, dokumentasjon av behov og en liste over vurderinger og godkjenninger som må finne sted før du inkluderer kostnadselementet i budsjett.
Skriv en handlingsliste som dekker hvordan beslutninger skal treffes på uplanlagte utgifter. Den due diligence anvendt på budsjetterte utgifter bør inkluderes, pluss et system for å sammenligne forventede utgifter med inntektsforutsetninger og evaluere risikonivået knyttet til å bruke pengene.
Organiser politikken din med en introduksjon som angir målene for politikken, en del som dekker planlagte investeringer og prosessen med å inkludere dem i budsjettet, en seksjon om uplanlagte investeringer og hvordan de skal evalueres, og en policy for å bestemme mengden av godtgjørelse for uplanlagte investeringer som skal inkluderes i det årlige budsjettet.
Tips
-
En politikk er bare like god som håndhevelsen. I løpet av prosessen med å opprette retningslinjene dine, krever alle ledere som kan bli påvirket for å delta aktivt i formuleringen og få skriftlige godkjenninger for hvert hovedelement i politikken.
Advarsel
Vær forberedt på å endre den nye politikken når anledninger oppstår. Styring av risikoen for å foreta uplanlagte investeringer innebærer en sterk og responsiv regnskapsavdeling som kan gi nøyaktig finansiell informasjon på et øyeblikk.
