En kontaktrapport dokumenterer alle emnene som diskuteres under møter, konferansesamtaler og telefonsamtaler. Et slikt eksempel på en kontaktrapport blir brukt under innsamlingen; det oppsummerer emnene en fagutviklingsprofessor diskuterer med en potensiell giver. Rapporten hjelper deg med å avklare eventuelle misforståelser eller spørsmål om hvilke parter som delte hvilken informasjon. Å skrive en kontaktrapport kan virke vanskelig og ubrukelig, men i det lange løp kan det spare tid og minimere frustrasjon.
Spør alle navnene til alle i møtet, konferansesamtalen eller telefonsamtalen. Skriv dem ned øverst på papiret, sammen med dato og klokkeslett møtet startet og avsluttet.
Ta notater om alle viktige sider ved møtet, telefonsamtalen eller konferansesamtalen.
Skriv inn din kontaktrapport som refererer til dine møtenotater. Ta med navnet på selskapet og personen som representerer selskapet, samt det andre selskapets navn eller dets representant.
Logg inn dato og kontaktmiddel. I forretningssaker dokumenterer navnene til alle ansatte eller personer som var involvert i møtet; hva som skjedde av betydning i møtet; hvem sa hva; hvilken informasjon ble diskutert og hva ble oppnådd; neste ting å snakke om eller om alt var avgjort og i det forrige tilfellet, datoen for det neste møtet.
Se over kontaktrapporten og sørg for at ingenting mangler. Legg til eventuelle manglende detaljer.
Send kontaktrapporten, enten via e-post, faks eller post.
