Når du sender inn din egen personlige avkastning, er antall involverte dokumenter ganske begrenset.Mange arbeidsgivere og andre bedrifter finner imidlertid at de sender inn dusinvis eller hundrevis, eller flere, kopier av forskjellige 1099s, 5498s eller andre former. IRS-skjema 1096 er som et dekselark for å sende inn flere former for en enkelt type. Den inneholder grunnleggende informasjon om dokumentene som den er inkludert i.
Fyller ut skjema 1096
En skjema 1096 kreves for hver formetype som blir sendt (skjema 1099, 1098, 3921, 3922, 5498, W-2G, 5498, 5498-ESA og 5498-SA). Alle tilhørende skjemaer skal skilles etter formtype og overføres med en egen skjema 1096. Det er viktig før du sender noen skjemaer, at den korrekte identifikasjonsinformasjonen for filene skal inkluderes på skjema 1096.
Fyll ut din korrekte kontaktinformasjon i den øverste halvdelen av skjemaet og ta med enten EIN (boks 1) eller personnummer (boks 2). Det totale antallet skjemaer som sendes inn med skjema 1096 er registrert i boks 3, og den totale mengden av føderal tilbakeholding som er rapportert av skjemaene er angitt i boks 4. Informasjonen som brukes til å beregne figuren som er registrert i boks 5 i skjema 1096, avhenger av hvilken type skjemaer blir arkivert (se instruksjonene på side 2 i skjema 1096 for fullstendig detaljer). Boks 6 brukes til å identifisere skjema nummeret som sendes inn. Merk bare en "X" i boks 7 hvis dette er den siste innsendelsen av denne skjema typen for eventuelle, inkludert fremtidige skatteperioder.
Papirtransmittal
Skjema 1096 brukes til papir (ikke-elektronisk) innsendinger. Ved innlevering av 250 i en enkelt form, er elektronisk arkivering nødvendig (se publikasjon 1220 i tilleggsressurser for mer om elektronisk overføring). Skjema 1099-MISC og skjema 1099-DIV blir behandlet som separate enheter. Hvis du for eksempel sender 200 eksemplarer av Form 1099-MISC og 100 eksemplarer 1099-DIV, kan du sende inn på papir via posten med et skjema for Form 1096 for hver type skjema. Men hvis du sender 250 eksemplarer av Form 1099-MISC og 50 kopier av 1099-DIV, må 1099-MISC-skjemaene sendes elektronisk, men 1099-MISC kan sendes på papir.
Sende skjemaer
Det er viktig før du sender noen skjemaer, at den korrekte identifiseringsinformasjonen for filene er inkludert i skjema 1096. Den nødvendige informasjonen er filens navn, gateadresse, navn på en kontaktperson, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Den ferdige 1096, sammen med skjemaene som sendes, kan sendes enten til Austin, Texas eller Kansas City, Missouri IRS Center (se skjema 1096 for fullstendig adresse), avhengig av filens gateadresse. Merk at skjema 1099, 1098, 3921, 3922 og W-2G, må arkiveres innen 1. mars; Former 5498, 5498-ESA og 5498-SA innen 1. juni.
