Datastyrte regnskapssystemer er blitt så vanlige at det knapt er fornuftig å forestille seg moderne alternativer basert utelukkende på håndskrevne ledgers og old school adding machines. Men det er lett å bli altfor avhengig av datastyrt regnskap. Før du dykker dypere inn i teknologiløsninger, bør du vurdere de mulige fallgruvene for å tillate en maskin og et program for å lagre alle dataene dine og beregne viktige numeriske forhold.
Kvaliteten på informasjonen
Kvaliteten på informasjonen som et datastyrt regnskapssystem gir, avhenger av kvaliteten på informasjonen du legger inn. Du kan legge inn hver enkelt kvittering, kvittering og faktura i QuickBooks, men hvis du ikke har satt opp QuickBooks-diagrammet for kontoer for å nøyaktig gjenspeile bedriftens intricacies, vil din innsats bare gi delvis eller irrelevant informasjon. Hvis bedriften din for eksempel arbeider med flere typer kontoer som nettbutikk, murstein og mørtelbutikker og direkte salg til kunder, vil ikke regnskapsdataene dine være spesielt betydningsfulle, med mindre du sporer disse kategoriene separat.
Menneskelige elementet
Selv om datastyrte regnskapssystemer bruker teknologi for å beregne summer og lagreinformasjon, må disse dataene oppgis av mennesker, og disse menneskene må trent. Treningspersonell på programvare kan være dyrt, og kunnskap må oppdateres jevnlig fordi datastyrte regnskapssystemer endres, noen ganger hvert år. Feil skjer i mange stadier i læringskurven, og et datastyrt system med formler som bygger på hverandre, vil sannsynligvis sammensette tilsynelatende enkle feil, noe som gjør kilden til et problem enda vanskeligere å finne.
Teknologikostnader
Nesten alle aspekter av et datastyrt regnskapssystem er kostbare. Datamaskiner er eksponentielt dyrere enn papirmagasiner, og programvaren som kreves for regnskapsdata, legger til en ekstra kostnad som ofte må fornyes eller oppdateres årlig. Det kan hende du må også skille ut midler til reparasjoner, eller ansette fagfolk for trening, tilpasset programvare eller for å utrydde spesielt komplekse uhell.
Sikkerhet og Permanentitet
Datastyrte regnskapssystemer er sårbare for sikkerhetsproblemer. Cloud-baserte systemer lagrer selskapets informasjon eksternt, hvor det kan bli hacket. Systemet ditt kan være infisert med et virus som ødelegger eller ødelegger informasjon. Datamaskiner kolliderer også regelmessig, så med mindre du er spesielt flink til å sikkerhetskopiere filer, kan du miste mange timers arbeidsverdi. Så, mens datastyrt regnskapssystemer organiserer informasjon og foretar beregninger raskt og effektivt, kan de opprette en falsk følelse av sikkerhet. Bunnlinjen er at de aldri kan fullt ut stå inn for direkte kjennskap til systemer eller førstehånds kjennskap til detaljene i operasjonen din.
