Regnskap for finansielle transaksjoner i en bedrift er en viktig funksjon av den daglige driften. Utvikling og bruk av et riktig regnskapssystem vil sikre at alle transaksjoner registreres riktig og nøyaktig på selskapets hovedbok. Teknologiske fremskritt legger til rette for regnskapsprosessen for mange bedrifter.
Manuelt system
Manuelle regnskapssystemer benytter flere papirledere til å registrere finansielle transaksjoner. Selskaper har separate ledgers for hver del av regnskapssystemet, som for eksempel leverandørgjeld, kundefordringer og salg. Regnskapsførere konsoliderer deretter disse ledgers i en generell hovedbok, og gir balansen for hver hovedbok. Hovedbokbogen bidrar til å skape regnskap.
Manuelle regnskapsmessige fordeler
Mens kjedelig og tidkrevende, gir manuelle regnskapssystemer noen fordeler. Ledgers er enkle å vurdere, og regnskapsførere kan gjøre enkle endringer om nødvendig. individuelle kontoer er lett avstemt fordi informasjon er i systematisk rekkefølge gjennom hver hovedbok. Regnskapsførere har også fordelen av fysisk håndtering av hver hovedbok og opprette notater i kundekontoer om eventuelle problemer som trenger avklaring eller rettelser.
Datastyrt system
Regneark og regnskapsinformasjonssystemer krever at regnskapsførere legger inn økonomiske data, og deretter beregner matematiske algoritmer informasjonen i nødvendige ledger og regnskap. Datastyrte systemer tillater også regnskapsførere å opprette trendanalyse og rapportere eventuelle avvik raskt og nøyaktig. I tillegg er transaksjoner fra alle bedriftsavdelinger tilgjengelige via datastyrt regnskapssystem, noe som gir regnskapsførere bedre tilgang til finansiell informasjon.
Datastyrt regnskapsmessig fordel
Datastyrt regnskap gir flere fordeler enn manuell regnskap; regnskapsførere behandler mer informasjon raskere, formler verifiserer beregnet totals og feil er mindre vanlige. Regnskapssystemer kan også tilpasses av industrien, slik at regnskapsførere får mulighet til å bruke forhåndsinnstilte maler for sin hovedbok. Regnskapsførere kan også lagre flere års finansiell informasjon relativt enkelt, noe som gir dem muligheten til å gjennomgå forrige års informasjon uten å sortere seg gjennom stabler av papirmagasiner.
Beste metode
De fleste selskaper bruker et datastyrt regnskapssystem for registrering og presentasjon av finansiell informasjon. Systemet tillater dem å registrere forretningstransaksjoner nøyaktig og generere finansielle rapporter raskt for ledelsesvurdering. Mens funksjonene til manuell regnskap har endret seg, vil den aldri gå helt bort. Regnskapsførere må gjennomgå informasjonen som presenteres på finansielle rapporter fra regnskapssystemet for å sikre nøyaktighet og gyldighet. Regnskapsførere må også sørge for at all finansiell informasjon følger aksepterte regnskapsprinsipper og eventuelle andre retningslinjer fra reguleringsorganer.
