Utvikling av et omfattende filhåndteringssystem for din restaurant hjelper deg med å administrere ansatte og bedrifter. Dobbel arkiveringssystemer er effektive, spesielt hvis filer lagres på nettet. Filer kan lagres på en lettvint sted, for eksempel et kontorarkiv, og følsomt personell og økonomiske filer kan sikres. Et fysisk papirkopieringssystem bør velges ut fra volumet av informasjon som er arkivert, mens et elektronisk arkiveringssystem har flere alternativer.
Velg et arkiveringssystem
Filer lagret på nettet kan deles inn i konfidensielle og åpne kategorier. Passordbeskytte sensitiv informasjon som økonomi- eller ansattes filer. Filer som må åpnes regelmessig av ansatte, kan lagres i en delt mappe under spesifikke overskrifter som leverandører, leverandører og vedlikehold. Filer lagret i et skap kan bli alfabetisert etter emne, eller for store filer, etter emne med en underavdeling per kategori. For eksempel kan en leverandørfil ha individuelle alfabetiserte filer som identifiserer leverandørnavn eller deres firmaer.
Finans
Utvikling av et arkiveringssystem som gir enkel tilgang til finansielle rapporter er viktig for hverdagsoperasjoner, samt månedlige, kvartalsvise og årlige regnskapsrapporter og årsskifte og skattemessig forberedelse. Finansiell informasjon skal lagres på et sikkert sted, for eksempel en låseboks eller i en passordbeskyttet datafil. Dokumenter inkluderer betalings- og fordrings-, lønnings-, lån- og kredittlinjer, interne og eksterne revisjoner og skatteoppgaver og daglige kvitteringer. Kategoriser filer i tidslinjer, slik at de du refererer regelmessig til, for eksempel daglige salgsposter, er innen rekkevidde, og de du vurderer regelmessig, for eksempel kvartalsrapporter, er på baksiden av skapet.
Arbeid
Organiser blank og fullført ansettelsesapplikasjoner, orienterings- og opplæringsmateriell, arbeidsplaner og skriftlige kontoer av ansattes rapporter, klager eller påminnelser. Sistnevnte er nyttig hvis en medarbeider sender et klage på oppsigelse, diskriminering eller trakassering. Hvis en medarbeiderfil inneholder helseopplysninger og personnummer, kategoriserer filene i numerisk rekkefølge og lagrer nummertasten på et annet sted.
leverandører
Del leverandørfiler til mat, drikke, øl, brennevin og restaurantforsyningskategorier. Inkluder individuelle filer for nåværende leverandører og potensielle leverandører. Filene skal inneholde kopier av kontrakter, bestillingsskjemaer, kvitteringer, prisstrukturer, leveringsskjemaer, kontaktnavn og telefonnumre. Du kan lagre leverandørfiler nær en leveringsdør eller på lederens kontor for enkel referanse.
Forsikring
Forsikringsdokumenter bør inkludere kopier av retningslinjer og navn og kontaktinformasjon til forsikringsagenten som representerer hver policy. Inkluder et fornyelseskart for å indikere når politikk må vurderes. Oppbevar en kopi av forsikringsfiler utenfor stedet i nødstilfeller.
Bygg og vedlikehold
Hvorvidt restaurantanlegget eies eller leies, vedlikeholder en fil for vedlikeholds- og reparasjonsrekord. Ta med en liste over rengjøring, fjerning av søppel, gjenvinning, generell vedlikehold, rørleggerarbeid og reparasjonstjenester. Lagre informasjonen for vedlikehold av videospill, jukebokser eller salgsautomater. I likhet med leverandørfiler, vedlikeholds- og nødkontaktnumre, bør det være plass på en hvilken som helst medarbeider som raskt kan få tilgang til dem, for eksempel en vertinne, kassaskuff, bak baren eller på kjøkkenet.
Helse og sikkerhet
Opprettholde en fil viet til helse- og sikkerhetsdokumentasjon. Dette inkluderer en kopi av restaurantens helseavdeling rapporter og sitater, skriftlige regler om arbeidstaker helse tiltak som håndvask, bruk av hansker og hårnettet og detaljerte utstyr sanitization instruksjoner. Inkluder også dokumentasjon av prosedyrer knyttet til mathåndtering, forberedelse og lagring. Lag kopier av relevante regler og forskrifter og legg dem på passende steder der ansatte er sikre på å se dem.
Skader og hendelser
Lag en fil for å inkludere rapporter om personskader og kunderelaterte skader. Dokument vitner til hver hendelse og gi så mange støttende detaljer som mulig, inkludert årsaken til skaden, handlingen som ble tatt etter skaden og utfallet. Inkluder kopier av politirapporter hvis myndighetene blir ringt til restauranten av en eller annen grunn.
