Mange bedrifter utsteder sjekker fra deres avdragsavdeling for å møte økonomiske forpliktelser. Disse økonomiske forpliktelsene inkluderer leverandørbetalinger, rentebetalinger til långivere eller offentlige skatteforpliktelser. Betalingsavdelingen mottar en faktura eller en sjekkeanmodning, som den bruker til å sikkerhetskopiere betalingen. Kontroller gir flere fordeler til bedrifter.
Papirspor
En fordel ved å bruke sjekker innebærer papirsporet igjen av sjekken. Hver sjekk oppretter et papirdokument som beskriver hvem som mottok betalingen, hvilken dag betalingen ble foretatt og dollarbeløpet av betalingen. Selskapet kan vurdere når sjekken fjernet banken sammen med opplysninger om hvem som signerte sjekken. Papirsporet som er opprettet av sjekken, gjør det mulig for selskapet å opprettholde sin oppbevaring. Noen selskaper bruker dupliserte sjekker, og beholder en kopi av sjekken for egne poster. Ansatte hos disse selskapene kan henvise til tidligere kontroller når det oppstår spørsmål.
Sikkerhet
Papirtjekker gir fordelen av ekstra sikkerhet for utbetalinger. Bare den navngitte mottakeren kan presentere en papirkontroll for betaling. Hvis mottakeren nekter å motta sjekken, kan selskapet kontakte banken for å bekrefte hvem som presenterte sjekken. Eventuelle uoverensstemmelser kan løses med banken direkte. Også noen småbedriftseiere kan vurdere å betale leverandører eller långivere med kontanter. Kontanter gir ingen skriftlig bevis på at betalingen ble foretatt og lar bedriftseieren åpen for å bli belastet igjen for beløpet.
Styre
Papirkontroller gir virksomheten muligheten til å kontrollere betalingene som er gjort. Det finnes flere kontrolltiltak i betalingsavdelingen for å sikre at sjekker skrives til riktig mottaker for riktig beløp. En ansatt kan godkjenne en sjekk som skal skrives etter å ha gjennomgått sikkerhetskopidokumentasjonen. En annen ansatt skriver faktisk sjekker. En toppleder signerer kontrollene. Dette gir tre ansatte å delta i sjekke betalingsprosessen, minimerer potensialet for feil eller svindel. Bedrifter bruker også pre-nummerert sjekker. Pre-nummererte sjekker tillater selskapet å identifisere manglende sjekker umiddelbart og iverksette tiltak for å forhindre at kontrollene blir innbetalt.
Flyte
En endelig fordel ved å bruke sjekker innebærer flåten. Float refererer til tiden som går når selskapet skriver ut sjekken til pengene forlater selskapets bankkonto. I mange tilfeller eksisterer flyten bare for en dag. Imidlertid tjener selskapet interesse for den ekstra dagen før sjekken presenteres for betaling.
