Når du driver en bedrift, er det tidspunkter når du må si nei til en kunde, leverandør eller tilknyttet. Å gjøre det på en profesjonell måte kan bidra til å beholde et godt forhold.
Profesjonell brevpresentasjon
Skriv brevet ditt på brevpapir eller stasjonært og send brevet fra den mest hensiktsmessige personen i organisasjonen. Hvis det er kundens klage nummer, innkjøpsordrenummer eller konto som referanse, inkludere det i korrespondansen din.
Oppgi ditt tilfelle
Lead med en positiv notat, for eksempel å takke kunden for hans eller hennes forespørsel, så kom rett til poenget. For eksempel, "Takk for patroneringen din og ditt nylige brev angående garantistatusen på modell XYZ videokameraet. Etter omfattende undersøkelser finner vi at vi ikke er i stand til å respektere garantien på videokameraet som ønsket."
Sikkerhetskopiere begrunnelsen
Gi en spesifikk grunn til hvorfor du nekter en kundes forespørsel. For eksempel, cite selskapspolitikk, gjennomgå høydepunktene i saken eller på annen måte oppsummere hva som ligger bak din beslutning. Inkluder vedlegg om nødvendig, for eksempel kopier av kontrakter, garantier eller annet papirarbeid som støtter posisjonen din. For eksempel, "Som du ser i vedlagte garantiavtale, var denne fullservice-policyen i kraft de første 12 månedene av eierskap. Ifølge våre dokumenter kjøpte du kameraet ditt for tre år siden, og gjør dagens krav uberettiget."
Tilbyr et kompromiss
I noen tilfeller er det ikke rom for kompromiss eller for å utvide en oliventak, men hvis du ønsker å holde kundenes virksomhet nede i veien, tilbyr du en form for konsesjon for å myke blåsen. For eksempel, "Vi vil gjerne tilby deg 25 prosent rabatt på kjøp av et nytt videokamera," eller "Vedlagt, vennligst finn et gavekort på $ 50 som er innløsbart for ethvert elektronikkoppkjøp i vår butikk."
Andre typer avslag
I løpet av virksomheten din må du kanskje slå av vilkårene for kontrakter med leverandører, nekte ansattes forespørsler om ferie eller på annen måte skrive profesjonell korrespondanse til andre forretningsforbindelser. Følg de samme generelle retningslinjene som er beskrevet ovenfor, skreddersy brevet til den spesifikke situasjonen.
Tips
-
Kontrakt benektelse: "Takk for muligheten til å fornye kontrakten med ABC Refuse Removal. På grunn av den siste økningen i gebyrer, har vi valgt å ansette tjenestene til en annen leverandør."
Ansatte forespørsler: "Din forespørsel om betalt avgang i løpet av den siste uken i desember blir nektet, siden denne uken er blacked ut for alle ansatte på grunn av årsskiftet.
Kolleague invitasjoner: "Takk for invitasjonen til å tjene på styret. Dessverre har jeg en rekke tidligere faglige forpliktelser som hindrer meg i å ta på seg nye roller på dette tidspunktet."
Bli ferdig
Konkluder brevet med et uttrykk for takknemlighet for det eksisterende forholdet, etterfulgt av en invitasjon til å diskutere saken om nødvendig. For eksempel, "Takk for din bedrift.Hvis du har spørsmål eller ønsker å diskutere denne saken videre, kan du gjerne kontakte meg direkte."
