I dag har mange bedrifter og statlige byråer erstattet utgiftskontoen med refusjonsplaner. Denne refusjonsplanen forhindrer ansatte i å bruke bedrifts- eller statskostnadskontoer av andre årsaker enn godkjente utgifter. Det kan imidlertid hende du finner det vanskelig å holde oversikt over elementene på kvitteringene; Personlige utgifter blir til tider blandet med forretningsutgifter, og du er ansvarlig for å rapportere problemet og bare godta refusjonen du skylder for offisiell virksomhet. Når dette skjer, vil du bli bedt om å skrive et brev for å forklare kvitteringene og for å avklare hvilke utgifter som skal tilbakebetales.
Begynn brevet ved å skrive inn datoen. Hopp over en linje og skriv kontaktpersonens navn og tittel, firmanavn og firmaadresse på separate linjer. Hopp over et annet linjeplass og skriv "Kjære Ms./Mr. (Etternavn)" etterfulgt av et kolon.
Identifiser deg selv og forklar straks formålet med brevet. For eksempel, "Mitt navn er Jill Harrison fra regnskapsavdelingen, og jeg skriver for å forklare mine kvitteringer fra min siste forretningsrelaterte tur til Akron for å avklare hvilke gjenstander jeg skal refunderes for, og hvilke personlige utgifter jeg ikke krever refusjon."
Oppgi utgiftene som skal refunderes i en nummerert liste, og referer til riktig kvittering og datoen for kvitteringen for å hjelpe den som behandler refusjonen. Hvis organisasjonen din jobber per døgn, som du bare tildeler et bestemt beløp for mat, losji eller andre gjenstander per dag, bryter du ut kostnadene per dag, slik at prosessoren kan se om du har bodd under døgnbeløpet.
Liste utgifter som dukket opp på kvitteringene som er dine personlige utgifter. Du trenger ikke å forklare hva dette er, bare oppgi at det er din personlige kostnad. Gi totalt disse utgiftene også. Din bedrift eller organisasjon kan også be deg om å fjerne de relevante skattekostnadene knyttet til disse personlige gjenstander fra refusjonsbeløpet.
Oppgi totalene på slutten av det du skal få refundert for, sammen med summen av hva du nekter refusjon for. Disse to tallene skal legge opp til det totale dollarbeløpet på kvitteringene. Gi dollarbeløpet du ber om refusjon for, og dollarbeløpet du nekter refusjon for; ofte organisasjoner krever at du legger disse uttalelsene på tydelig språk av juridiske årsaker.
Takk prosessoren for hans eller hennes tid og beklager ulempen ved å måtte sortere gjennom kvitteringene. Oppgi arbeidets telefonnummer og e-postadresse dersom han eller hun har spørsmål om avgifter på kvitteringene.
Lukk brevet ved å skrive "Vennlig hilsen", og hopp over tre linjerom. Skriv inn ditt fulle navn og tittel. Skriv brevet på firmanavn og skriv navnet ditt over det skrevne navnet. Lag en kopi av både brevet og kvitteringene og behold dem for dine poster. Send brevet til kontaktpersonen som vil behandle refusjonen.
