Å gå papirløs er et viktig skritt for en bedrift som ønsker å delta i grønn levebrød. EPA anslår at amerikanerne bruker ca 99 millioner tonn papir hvert år og papir utgjør 34 prosent av avfallet i dette landet. Hvis du sender regninger og annen kommunikasjon til kundene dine regelmessig via posten, må du varsle dem om at du har tenkt å gå papirløs på forhånd.
Forklar og identifiser din tidslinje for å gå papirløs, samt eventuelle krav som kunden må oppfylle for å motta papirregninger. For eksempel må du i mange tilfeller få kundens tillatelse til å slutte å sende papirerklæringer i posten før du bytter ham til papirløs fakturering.
Endre vilkårene for avtale etter behov for å inkludere oppdateringen om papirløs fakturering. Inkluder informasjon om hvorvidt det er valgfritt eller påkrevd for kundene fremover.
Lag meldingsmeldingen sammen med klare instruksjoner for hvordan kunden kan bekrefte mottak av informasjonen om papirløs fakturering. For eksempel, i tillegg til varselet som viser den aktive datoen for papirløs fakturering, kan du også inkludere en nettside eller telefonlinje for "opting-in".
Inkluder et varsel om din beslutning om å gå papirløs i meldingsdelen av de siste få papirregningene dine til kunden. Fremhev området i en farge eller skrift som skiller seg ut for å få oppmerksomheten. Husk å inkludere dine oppdaterte vilkår med disse postene også.
Send et eget "påminnelse" postkort til kunder som inneholder meldingen om din intensjon om å slutte å sende papirregninger.
Send en epost til kundelisten din for å informere dem om din papirløse faktureringsavgjørelse. I dette tilfellet kan du direkte knytte kunden til nettstedet ditt for å foreta valgmuligheter hvis det er nødvendig.
Tips
-
Forklar noen av fordelene med å gå papirløs i kommunikasjonen til kunden.
Rådfør deg med en advokat før du bytter til papirløs fakturering for å sikre at du overholder alle statlige og føderale lover.
