Skrive et brev for å nekte en formell invitasjon kan være vanskelig. Det er nødvendig å svare slik at personen eller bedriften som inviterer deg til å vite at de ikke bør forvente deg. Utfordringen kommer med å skrive brevet på en slik måte at den ikke fornærmer eller få den andre parten til å tro at du bare prøver å komme ut av deres arrangement. Forsiktig ordlyd og et sterkt øye mot detaljer vil sørge for at mottakeren mottar meldingen i den ånden som er ment.
Start avslaget ditt med en hilsen. Bestem hvordan du vil adressere mottakeren. Hvis dette er veldig formelt og du ikke har et daglig forhold til personen, adresser du ham som en "Mr." eller "Mrs." Bruk bare fornavnet i et formelt brev hvis du er sikker på at dette er akseptabelt.
Vær ærlig. Ikke fyll ut ekstravagante historier som forklarer hvorfor du ikke kan delta. Fortell sannheten på den mest konsise måten. Forklar i en setning eller to grunnen til at du ikke vil være til stede. Bruk ord som "beklagelig" eller "dessverre" for å indikere at du ønsker at situasjonen kan være annerledes.
Gi uttrykk for din takknemlighet for invitasjonen. Takk mottakeren for å tenke på deg. Dette sikrer at du ikke fjernes permanent fra listen for fremtidige hendelser.
Lukk brevet ved å uttrykke beste ønsker til mottakeren. La ham vite at du håper at hans arrangement går bra.
Lukk brevet med en "hilsen" eller bare takk mottakeren igjen. Skriv navnet ditt med en penn. Dette viser at du personlig tok deg tid på brevet. Et trykt navn er for generisk og kan få verten til å tro at du er for opptatt til å ta deg tid til å svare på hans invitasjon.
Les brevet høyt. Pass på at den har tonen du ønsker å uttrykke. Gjør eventuelle endringer, og send deretter brevet.
Advarsel
Ærlighet er den beste politikken når det gjelder å nekte en invitasjon. Du vil ikke bli fanget i en løgn som kan ødelegge et godt forretningsforhold.
