Google Dokumenter er et kraftig fildelingsverktøy som bedrifter kan bruke til å publisere arbeidsplaner. Du kan oppnå dette ved å lage tidsplanen direkte i Google Dokumenter. Når du regelmessig publiserer en arbeidstidsplan for arbeid, forhindrer du feilkommunikasjon som kan føre til at skiftene blir avdekket av ansatte som ikke skjønte at de var planlagt å jobbe.
Bruk Free Work Schedule Maler
Google Dokumenter opprettholder et stort bibliotek med gratis og brukervennlige maler. For å få tilgang til en mal, åpne et nytt Google Docs-dokument, og søk deretter maler med ordene "arbeidsplan". De fleste ansattes arbeidsplaner bruker en uke-til-uke-format fordi arbeidsgivere publiserer på ukentlig basis. Hvis ingen mal oppfyller tidsplanen, må du opprette en tilpasset tidsplan i et annet program.
Opprett et tilpasset tidsplan
Som Google Dokumenter har Google Sheets maler som ledere kan tilpasse. Finn disse i Ark under Galleri Galleri-menyen. Bare velg Planlegg fra listen og tilpass deretter feltene ved å erstatte maldata med planlagte datoer og ansattes navn. Slett eventuelle rader og kolonner som ikke trengs.
Opprett en tidsplan fra bunnen av ved å åpne en ny fil. Klikk på Start et nytt regneark på hovedsiden og bruk overskriften til å titte dokumentet som «Ukentlig plan» eller et annet ønsket navn. Bruk den første raden til å definere datoene tidsplanen dekker.
Deretter lager du et diagram der de horisontale kolonneoverskriftene viser ukedagene og radene viser skiftetidene. Sett inn ansattes navn i de tilsvarende skiftkassene. Lagre filen i Google Dokumenter under et passende filnavn.
Administrer Employee Permissions
Arbeidsgivere vil at ansatte skal lese tidsplanen og kanskje laste ned en fil for å lagre på datamaskiner eller enheter. Men ansatte bør ikke få lov til å redigere tidsplanen. Google Docs lar som standard ansatte lese og laste ned filer som er delt med dem.
Del filer ved å klikke på ikonet med en persons silhuett og pluss tegn som representerer "Del". Skriv inn e-postadressene til de medarbeiderne du vil dele filen med. Kontroller tillatelsene før du sender e-postlenken for å sikre at dokumentet er skrivebeskyttet.
For tillatelser, velg "kan vise" i stedet for "kan redigere", og velg deretter knappen Del for å publisere timeplanen for ansatte. Medarbeiderne mottar en epost som informerer dem om at en ny tidsplan har blitt publisert. E-posten inneholder en lenke til tidsplanen.
Sett regelmessige tidsplaner
Å holde en mal av timeplanen gjør det enklere å planlegge ukentlig. Angi en standard dag og tid for å publisere tidsplanen og dele den med alle ansatte via e-post samtidig.
Navngi tidsplanfilene på en enkel måte å finne, for eksempel "15. januar Shift Schedule." Dette reduserer forvirring og gjør det mulig for ansatte å legge merke til avviksforskjeller eller problemer raskt. Opprett selskapspolitikker som krever at ansatte gir ønsket varsel om endringer i tidsplanen.
