Informasjonskartlegging er en klar og effektiv dokumentasjonsmetode for selskaper som allerede har utviklet sine prosedyrer, retningslinjer og støttedokumenter. Bedrifter som nettopp har begynt å formalisere sine prosedyrer, kan også ha nytte av dokumentasjonen for kartlegging av informasjon. Informasjonskartlegging effektiviserer dokumentasjon ved å forhindre duplisering av instruksjoner eller informasjon på tvers av prosedyrer. Det gir også et format for å organisere informasjon i et dokument slik at det blir lettere å forstå. Konvertering av selskapets dokumentasjon til et informasjonskortformat kan gjøres i noen enkle, men tidkrevende trinn.
Gjennomgå all selskapsdokumentasjon og systematisk organisere innhold i kategorier som inneholder lignende instruksjoner. Avgrens kategoriinnholdet ved å fjerne konflikter og duplikasjoner.
For eksempel har mange prosedyrer en del for ansvar. For denne typen innhold vil du kompilere all informasjon om "ansvar" -type over all dokumentasjon. Ved å gjøre det kan du se konflikter i ansvar eller områder der ett ansvar overlapper en annen. Herfra strømlinjeform innholdet for å fjerne duplikasjoner eller konflikter. Annet slikt innhold som skal vurderes inkluderer definisjoner og sikkerhetsregler.
Opprett sentrale dokumenter eller andre revisjonsstyrte informasjonskataloger for hver type innhold.
Tilbake til vårt eksempel på ansvar, opprett et dokument som viser ansvarets innhold du har raffinert i det siste trinnet. Pass på å referere til prosedyrer der ansvaret utføres. Dette sikrer at dokumentasjonen er riktig inter-referenced.
Nå som lignende innhold er flyttet til et sentralt dokument, kan gammelt innhold fjernes fra de opprinnelige prosedyrene. Fjern det gamle innholdet fra de opprinnelige prosedyrene, og referer til det nye sentrale referansedokumentet.
Oppdater gjenværende dokumentasjonsinnhold under revisjonsprosessen til et informasjonskartet format. Organiser dokument innhold ved å gruppere relevant informasjon. Inkluder underoverskrifter. Bruk tabeller der det er mulig, slik at innholdet kan bli bedre visualisert. Opprett beste praksis ved å inkludere noen stamkunnskaper eller skritt som ansatte vanligvis utfører, men ikke blitt dokumentert i prosedyren.
Tips
-
Informasjonskartlegging varierer fra enkel til kompleks og kan ytterligere forbedres ved å inkludere målbar tilbakemelding for ledelsen. For den mer komplekse implementeringen kan profesjonelle tjenester fra bedrifter som grunnleggingsinformasjonen Mapping, Inc. benyttes for å optimalisere dine kartlagte eller umapporterte prosedyrer. (Se ressurser)
