Bedrifter legger ofte sammen lag for å oppnå en bestemt oppgave eller et mål. Prosjektet fortsetter gjennom flere stadier, og fremdriften overvåkes løpende. Prosjektene styres gjennom en rekke faser, fra å definere prosjektet til evaluering av prosjektets suksess. Definisjonen eller initieringsfasen starter prosessen, med gruppemedlemmer identifisert og en prosjektleder valgt. I planleggingsfasen presenteres mål og ansvar er tildelt. Overvåkning skjer i løpet av utførelsesfasen når prosjektets arbeid er oppnådd. Den endelige fasen av evalueringen kommer når prosjektet er fullført og det gjennomføres en vurdering for å se om målene ble oppnådd.
Overvåkingsinformasjon
På utførelsesstadiet når prosjektets konkrete oppgaver pågår, er det viktig å overvåke informasjon for å holde rede på hva som blir oppnådd. Prosjektlederen kan lette prosjektet ved å kommunisere med gruppemedlemmer og klienter. Gjennom praktisk overvåkning kan teamlederen sørge for at de enkelte deltakere forblir i den opprinnelige planen for prosjektet og forblir fokusert på forutbestemte mål. Prosjektlederen tar nøye notater for å følge alle aspekter av prosjektet og løse eventuelle problemer som oppstår.
Overvåking Progress
Overvåking av tidskontroll utføres av prosjektleder for å sikre at tidsfrister blir oppfylt når prosjektet beveger seg fremover. Tidsskrifter brukes til å overvåke tiden som enkelte gruppemedlemmer bruker på oppgavene i prosjektet. Lederlederen kan identifisere og løse eventuelle problemer med tidsstyring som oppstår.
Overvåking av budsjettet
Kostnadsadministrasjon utføres av prosjektleder for å sikre at prosjektet kommer inn på eller under budsjett. Kostnadene i prosjektet identifiseres og utgifter godkjennes før et kjøp gjøres. Prosjektlederen holder en sentral oversikt over alle kostnader som påløper av prosjektet. Han kan da avgjøre om kostnadene er tilstrekkelig budsjettert, og hvis ikke, gi spesiell godkjenning for nødvendige utgifter.
Overvåkingskvalitet
For å overvåke kvaliteten effektivt når prosjektet utvikler seg, må teamet og prosjektlederen sette opp retningslinjer for kvalitet før utførelsesfasen. Når laglederen vet hvordan kvaliteten skal måles, kan han gjøre noe for å måle kvaliteten på utgangen av teamet, identifisere eventuelle kvalitetsproblemer og foreta nødvendige forbedringer.
