Nesten enhver bedrift som er engasjert i å levere varer eller tjenester, vil til enhver tid måtte svare på en forespørsel om forslag eller RFP. Den største feilen ved å skrive et forslag er å nærme seg det som en utfylt oppgave. Et prosjektforslag er mer en funksjon for markedsavdelingen enn det er for teknisk eller lederpersonell som faktisk vil være engasjert i oppgaven etter at forslaget er akseptert, da formålet med forslaget er å overbevise en partner for å ansette firmaet ditt over potensielt dusinvis av andre som også sender inn forslag med sannsynligvis lavere kostnader enn deg.
Due Diligence
Den første RFP vil inneholde mange detaljer og spørsmål, og muligens litt bakgrunn på firmaet som gjør forespørselen. Hvis RFP er gjort riktig, bør den gi deg akkurat nok informasjon til å lage et tilstrekkelig svar; derimot, tilstrekkelig vil ikke vinne budet. En generisk respons som ikke gjør noe mer enn å svare på spørsmålene, er ikke nok - du må grave dypere for å svare på spørsmålene som var ikke spurte. Ta deg tid til å forstå mer om selskapet, og gjør litt forskning. Hvis søkeren er tilgjengelig, spør han om meningsfulle spørsmål, og be om avklaring om det er berettiget. Dette vil ikke bare hjelpe deg bedre å forstå oppgaven ved hånden, men også å komme opp med et pristilbud som gjenspeiler klientens behov mer nøyaktig.
Vet hva kunden egentlig trenger
Oftere enn ikke, vet klienter ikke akkurat nøyaktig hva de trenger, og deres sanne smertepunkter kan ikke reflekteres i RFP. Ta deg tid før du svarer på kundens kjernevirksomhet, de viktigste utfordringene sine konkurrenter, og hvem den virksomheten er andre leverandører og partnere, kan være. Spør deg selv hva drivkraften bak forespørselen kan være - hvis du kan løse et problem i stedet for bare å levere et utstyr, vil du flytte til lederens linje. Forutse hva kunden ønsker i dag og hva han sannsynligvis vil ha neste år, og planlegg ulike scenarier før du skriver forslaget.
Selg deg selv og din bedrift
De fleste forespørsler om forslag er ikke bare på jakt etter den billigste leverandøren - klienter vil ha noen som forstår deres smerte og vil løse alle sine problemer. Din jobb er å overbevise dem om at du er den personen. Når du skriver forslaget, ikke bare slutte å lage en liste. Hvert punktpunkt eller leveringssted skal inneholde minst litt minimal språk om hvordan du løser problemet, eller hvordan du er best og mest unikt posisjonert for å hjelpe dem.
En god salgstaktikk i å lage et forslag er å tilby alternativer. Hvis du har tatt deg tid til å virkelig forstå kundens behov, kan du tilby en rekke løsninger - vanligvis tre er best, fordi folk har en naturlig tendens til å velge den midterste. Dette gjør at klienten vet at du er fleksibel, og også i stand til å håndtere behov som kan gå utover de som blir bedt om i RFP.
Forslag Komponenter
Ikke alle forslagene er de samme, selv om du skriver mange av dem, vil du finne at det blir mulig å gjenbruke mye av det samme språket. Generelt bør et forslag begynne med en personlig følgebrev, og fortsett deretter med a oppsummering av prosjektet for å sikre at du og klienten er på samme side. Ta med en seksjon på overordnet strategi så vel som en del på individuell taktikk og leveranser, og deretter ta med en seksjon for samlede kostnader fordelt på leveranser.
Klienten kan ha angitt en leveringsdato, men det er alltid en god ide å bryte det ned i en mer detaljert tidslinje hvis det er flere leveranser. Forslaget bør også inkludere spesifikke betalingsbetingelser og a signaturside. Et avsnitt eller to på slutten for en om oss Boilerplate gir også klienten litt mer informasjon om ditt utvalg av tjenester og bakgrunn.
