Å skrive et tilbudsbrev er et viktig skritt for menneskelige ressurser. Det hjelper med å få kvalifiserte medarbeidere til å styrke et selskap i et konkurransedyktig marked. Sende et formelt tilbudsbrev reduserer risikoen for forvirring senere. Hvis det er spørsmål om vilkårene for ansettelse senere, vil selskapet ha en oversikt over vilkårene som arbeidstakeren ble enige om. Å ha all nødvendig informasjon organisert på forhånd, vil tillate deg å skrive brevet med letthet.
Forberedelse
Sjekk statlige og lokale arbeidslover for å være sikker på at du overholder alle regler. Disse lovene beskytter ansatte og selskapet og fastsetter ofte frister for sending og akseptering. Lovene varierer fra stat til stat.
Lag et verbalt tilbud, hvis du ikke allerede har gjort det. Som profesjonell høflighet blir tilbud først gjort personlig, eller via telefon, så en ny ansatt trenger ikke vente på et brev for å vite om din beslutning om å ansette ham. Dette kan også være viktig hvis kandidaten vurderer andre selskaper.
Organiser notatene dine fra intervjuet og bekreft dataene som vil bli inkludert i brevet. Denne informasjonen kan omfatte elementer som lønn, fordeler og ferie. Organisering av ideene dine er viktig for et faglig brevstruktur.
Skrive brevet
Start brevet med firmanavnet, adressen og telefonnummeret øverst på siden. Du trenger ikke skrive denne delen hvis du bruker et offisielt firma brevpapir. Hopp alltid over en linje mellom deler av brevet.
Skriv inn datoen du skriver brevet.
Legg til navn og adresse på kandidaten du utvider tilbudet til.
Skriv din hilsen, etterfulgt av et kolon. Dette burde være noe formelt som "Kjære fru Smith."
Skriv inn en introduksjon, inkludert en bekreftelse på at du har utvidet et verbalt tilbud. Ta med firmaets navn og posisjon du tilbyr.
Legg til detaljene i tilbudet til brevet, herunder lønn, ytelser og eventuelle spesielle ansettelsesvilkår som prøvetid. Når du inkluderer lønnen, formater den den i månedlige, timebasis eller ukentlig beløp slik at det ikke er et antatt løfte om en langsiktig ansettelseskontrakt.
Legg til et annet avsnitt for å informere kandidaten om forventet rapportdato. I denne seksjonen vil du kanskje inkludere tiden, et bestemt sted i bygningen, og hvem de forventes å rapportere til. Hvis bedriften din har spesifikke krav, inkludere dem også i denne delen.
Skriv en konklusjon til brevet, inkludert en forespørsel om bekreftelse innen en bestemt dato. Ta også denne gangen for å merke noe ekstra referansemateriale som er inkludert i brevet.
Lukk brevet med navn og stilling. Slutten av brevet kan også legge merke til vedlegg og hvem mottar en kopi av brevet.
Tips
-
Hvis du har problemer med å skrive brevet i et riktig format, kan du bruke en mal fra tekstbehandlingsprogramvaren til å hjelpe deg.
