Retningslinjer og prosedyrer er en viktig del av forretningsforvaltningen fordi de forhindrer hver ansatt fra å måtte gjenoppfinne hjulet og de gir en standard mot hvilken individuell ytelse kan bedømmes.
Hva er forskjellen mellom en policy og en prosedyre?
I de enkleste termer definerer en policy et utfall, mens en prosedyre definerer midler til slutten. For eksempel kan det være selskapspolitikk at alle ansattskjøp blir hentet opp av en annen ansatt, mens prosedyren for å oppnå det kan være at kvitteringene må inneholde både navnet på den ansatte som kjøpte kjøpet og navnet på den ansatte som ringte den opp.
Hvordan utvikler jeg bedriftspolitikk?
Det ville være fint om du kunne lage et komplett sett med selskapspolitikker når du først åpner virksomheten din og aldri trenger å se dem igjen. Imidlertid bør retningslinjene og prosedyreboken betraktes som et levende dokument, med nye retningslinjer lagt til etter behov.
Når kan policyer og prosedyrer bli endret?
Et av de beste eksemplene på når en policy må kanskje oppdateres, er når en bedrift konverterer fra et manuelt system til en administrert elektronisk.
Hvis retningslinjer og prosedyrer kan endres, hvorfor må de skrives?
Å holde alle politikker og prosedyrer i skriftlig form forbedrer sjansene for at de blir rett og upartisk anvendt til alle ansatte i selskapet. Hvis en leder for eksempel diskuterer en ansatt for å spise potetgull utenfor transportbåndet, kan ansatt hevde å være uvitende om politikken dersom han ikke har fått en kopi av en arbeidstakerhåndbok med angivelse av "ingen spisepolitikk" på forhånd.
Hvordan kan retningslinjer og prosedyrer brukes til ytelsesvurderinger?
Klare retningslinjer og prosedyrer gjør det mulig for hver ansatt å vite hvordan hun vil bli bedømt, og hver leder kan objektivt sammenligne individuell ytelse. Hvis for eksempel politikken er at hver medarbeider utfører fem kvalitetskontroller per time og dokumenterer sjekker i en loggbok, er det veldig enkelt for en leder å sitte ned på slutten av dagen og se hvem som oppfyller standarden og hvem er ikke.
Hvordan skal en leder bruke policy- og ytelsesstandarder?
Daglig leder kan bruke standarder som coaching øyeblikk, viser en ansatt hvor hans ytelse må forbedres eller hvor prestasjonen hans er fantastisk. På slutten av en bestemt periode kan hver ansatt vise sin gjennomsnittlige ytelse i forhold til standarden, og beslutninger som fortjenesteøkninger, kampanjer eller til og med ansettelseoppbevaring kan gjøres objektivt, rettferdig og upartisk.
