I dagens verden kan du kommunisere profesjonelt ved å bruke flere metoder. Det er viktig å vite reglene for riktig bedriftskorrespondanse for brev, e-post og gratulasjonskort. Små feil kan gjøre forskjellen mellom å imponere personen som mottar korrespondansen og fornærme ham. Det er også nyttig å vite når en e-post vil være tilstrekkelig mot et skrevet brev eller håndskrevet notat.
Tradisjonelle bokstaver
Skriv ut tradisjonelle bokstaver på brevpapir med et tyngre eller strukturert lager. Brevpapiret skal inneholde navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse til avsenderen. Hvis brevpapir ikke er tilgjengelig, eller brevet er personlig, skal riktig tittel for personen eller personen som sender brevet vises øverst til venstre. For eksempel, hvis du og din ektefelle sender et klagebrev til en bedrift, inkluderer du følgende:
Mr og Mrs John A. Doe 123 Main St. hvor som helst, USA 555-555-5555 [email protected]
Neste, oppgi mottaker av korrespondansen din og adressen til venstre marg. Navn og adresse skal være formell, inkludert hans titler og betegnelser.
Datoen kommer neste i stavet format, for eksempel: 23. juni 2010. Under datoen inkluderer en linje som refererer til emnet for brevet, ved hjelp av skjemaet "RE: (referanse)."
Hilsen er neste og bør gjenspeile ditt forhold til festen. Hvis du er på fornavn, hilser du henne med "Kjære" og inkluderer hennes fornavn. Hvis brevet går til en avdeling eller en ukjent mottaker, bruk "Kjære Sirs" eller "Kjære herr eller fru:" eller "til hvem det kan bekymre seg."
Alle forretningsbrev bør lukkes formelt. Det beste valget for en profesjonell slutt er bare "Vennlig hilsen" eller "Hilsen." Unngå frilly endinger.
Håndskrevne notater
Et håndskrevet notat er hensiktsmessig i mange forretningssituasjoner, for eksempel takknemlighet, gratulerer med prestasjoner som grader, familiefødsler, kampanjer og kondolanser.
Konvolutten skal inneholde mottakerens formelle navn og adresse. Din returadresse skal vises på baksiden av konvolutten, selv om den kan gå i øvre venstre hjørne foran.
Kortet skal inneholde en kjent hilsen basert på forholdet ditt. Hvis du er på fornavn, bruker du fornavnet. Hvis ikke, velg en respektfull hilsen som passer til følelsen.
Hold kroppen på notatet kort og skriv eller skriv ut pent i blått eller svart blekk. Hvis du ikke har anstendig håndskrift, finn noen som gjør det.
Kom til poenget. Hvis du sier takk, velg et uttrykk eller to som minner mottakeren hva du takker henne for, men ikke bli for detaljert. Hvis du gratulerer noen, ta med hva for og, hvis det er hensiktsmessig, hvordan du mottok informasjonen. Hvis en kundes engasjement var i avisen, for eksempel, klipp inn kunngjøringen og ta den med kortet eller referer det til i notatet.
Slutt notatet med "Vennlig hilsen". Skriv brevet med ditt formelle navn og tittel hvis du er mindre kjent med mottakeren. Hvis du er mer kjent, er fornavnet ditt riktig.
e-post
Email presenterer et nytt emne av debatt for forretningskommunikasjon manerer. Den første regelen er å vite at mottakeren aksepterer eller foretrekker e-postkorrespondanse.
Presentere en respektabel e-postprofil. Din adresse og emnelinjen skal være identifiserbare og gjenspeile din virksomhet eller faglige status. For eksempel, hvis du sender e-post til klienter, bør det være "[email protected]" i stedet for "[email protected]."
Det er ikke behov for en innvendig adresse som med tradisjonelle bokstaver, så begynn med hilsen, som skal gjenspeile ditt forhold til mottakeren og være så formell som mulig. En vanlig e-postadresse for e-post er mangelen på en enkel hilsen, som forteller mottakeren at e-posten er beregnet for ham.
Ikke bruk en e-post for å løse et forretningsprosjekt som skal håndteres personlig. Unngå e-postkonfrontasjoner, og husk at e-postene lever for alltid på harddisker og servere og kan brukes til retten.
Unngå å ramle i forretningsmails. Hvis du må inkludere mange detaljer, opprett et dokument for dem og legg det i stedet for å legge dem inn i e-postens kropp.
Unngå uttrykksikoner, dataslange, utropstegn eller spørsmålstegn mer enn en gang, og låsekapsler. Hvis du er i tvil om innholdet eller formatet, kan du prøve å skrive det ut på brevpapir og vurdere sin profesjonalitet. Hvis det ikke ser ut til å være profesjonelt på papir, er det ikke profesjonelt i en e-post.
Gjør den avsluttende profesjonelle med "Takk" eller "Vennlig hilsen." Din virksomhet og kontaktinformasjon skal gå i din epost signatur. En skannet eller på annen måte elektronisk formatert signatur er akseptabelt. Hvis du vanligvis bruker et sitat, tagline eller annen informasjon, må du vurdere hvor passende det er for forretningssituasjoner.
