Kontraktstyring er praksis for å sikre at parametrene i en kontrakt følges i samsvar med retningslinjene som er skissert i selve kontrakten. På grunn av dette må kontinuerlig styring av kontrakts livssyklus overholdes for å sikre at kontrakten blir oppfylt i riktig sammenheng. Den type kontrakt som forvaltes, fra ansettelseskontrakter til byggekontrakter, kan alle håndteres riktig ved å følge samme metode.
Les gjennom kontrakten i sin helhet. Fremhev viktige datapunkter, inkludert tidsrammer og forfallsdato. Merk de kritiske datoene i en kalender eller et annet planleggingsprogram for å sikre at målrettede sluttider blir forstått og overvåket. Fremhev viktige områder av kontrakten som angir arbeidsoppgavene og det generelle kontraktsansvaret for nøkkelpersonell som er oppført i kontrakten. For eksempel vil en ny byggekontraktsavtale nevne en foreman som kontaktpunkt og ansvarlig part for å sikre at alt underleverandørarbeid er ferdig til tiden.
Planlegg oppdateringsmøte og avtaler i god tid før hver forfallsdato som er angitt i kontraktens parametre. Sørg for at du har ansikt til ansikt eller telefonmøter med ansvarlige personer for å oppdatere deg på den samlede fremdriften i kontrakten. Bruk foreløpige møter som en måte å måle kontraktens overordnede fremgang på og ta opp problemer og bekymringer når de oppstår.
Hold svært detaljerte notater om hvem som ble snakket med, når og hvor for alle parter som er involvert i å gjennomføre kontrakten. Sjekk med de nevnte partiene regelmessig og rutinemessig. Send e-post eller telefon en gang i uken for å sikre at tingene fungerer i henhold til tidsplanen som er skissert innenfor rammen av den endelige kontrakten.
Har alle ledere og underleverandører som er involvert i kontrakten, sendt deg detaljert oppdateringslister på ukentlig basis. Få oppdateringene sendt via e-post, faks eller tradisjonell post for å opprettholde en papirspor for alle kontraktsfremskritt. Oppbevar all korrespondanse på et trygt og lett tilgjengelig sted.
Opprettholde en nøyaktig og kontinuerlig oppdatert liste over materialer som brukes, materialer som kreves, frakt- og mottaksplaner, kontraktsarbeidsplaner, arbeidstid for kontraktsavslutning og alle andre data som påvirker kontraktens budsjett. Gjennomgå, vurdere og evaluere kontraktsbudsjettet hver fjerde til seks uker for å se etter måter å trimme kostnader og øke produktiviteten.
Hold ekstra møter for å diskutere kontrakten når det oppstår problemer eller problemer blir bragt til din oppmerksomhet. Ikke vent på bekymringer for å bli store problemer, forsøk på å avverge større problemer ved å finne løsninger tidlig i prosessen.
Tips
-
Oppbevar all kontraktinformasjon i en sentralisert fil.
Advarsel
Ikke omgå kontraktsparametre eller bryte en kontrakt på noen måte.
