Kontraktsadministrasjonsprogramvare er utviklet for å øke effektiviteten for kontraktsadministratorer belastet med å utvikle og opprettholde en stor arbeidsflyt av leverandør- og leverandørkontrakter. Det gir en digital løsning og en sentral beliggenhet for å håndtere kontrakter. Et utvalg av programvare for kontraktstyring er tilgjengelig i markedet, og hver vil tilby en annen pakke med funksjoner.
Utvikle en database med kjelekontraktmaler. Kontraktsadministrasjonsprogramvare har generelt muligheten til å lagre generelle kategorier av boilerplatekontrakter som fungerer som kjeleplattskontrakter for nye forhandlinger. Kategoriser databasen med kontrakter for å bistå administratorer som håndterer store mengder leverandør- og leverandørkontrakter for innkjøp av en rekke varer og tjenester.
Spor endringer i kontrakter. Under kontraktsforhandlingsstadiet kan kontraktstyringsprogram gi administratorer muligheten til å vurdere historiske endringer i kontrakter. Dette kan være nyttig når du vurderer kontraktsforhandlingsprosessen, for eksempel å identifisere typen innrømmelser som er gjort under forhandlinger. I tillegg inneholder programvaren vanligvis kalendere med ticklers, verktøy for å dele informasjon med fester over et foretak, og muligheten til å planlegge og utvikle dagsordener for møter knyttet til bestemte kontrakter.
Spore kontraktens ytelse. Kontrakts ytelseskrav kan være en sporet funksjon gjennom et kontraktsprogram. Når et nøkkelkrav er fullført, kan dette noteres som en funksjon i kontraktstyringsprogramvaren. Dette hjelper administratorer til å identifisere kontrakter som trenger oppmerksomhet, for eksempel når ytelseskrav ikke leveres i henhold til fastsatte tidslinjer.
Behandle terminerte kontrakter. Kontraktshåndteringsprogramvaren gir administratorer mulighet til å markere kontrakter som avsluttet. Kontrakter kan bli avsluttet av flere årsaker. Dette skyldes vanligvis ikke-ytelse. Sporing av denne informasjonen kan hjelpe til med å utføre kvantitative dataevalueringer. For eksempel vil en organisasjon kanskje se på gjenværende årsaker til kontraktsavslutning og til og med identifisere avdelinger som genererer de mest terminerte kontrakter.
Administrer lukkede kontrakter. En organisasjons revisjon av kontraktsopptreden på lukkede kontrakter kan omfatte å gi leverandørens ytelsesvurdering. Kvantitative data tilgjengelig fra kontraktstyringsprogramvaren gjør det lettere å generere kvantitative datarapporter som kan brukes til evalueringer. I tillegg kan det genereres rapporter om totalt antall lukkede kontrakter i en gitt periode, inkludert økonomiske vurderinger for budsjetteringsformål.
Advarsel
Rådfør deg med juridisk rådgiver for å sikre at kontraktsadministrasjonsprogramvarens funksjoner overholder kontraktslovkravene i staten som regjerer kontrakten.
