Alle bedrifter må holde en slags hovedbok i tilfelle en skattesamler eller en IRS-agent kommer banket. En hovedbok kan lagres i et regnearksprogram som Microsoft Excel, men skjønnheten i en fysisk storbokbok er dens bærbarhet. Du kan ta storboeken hjem hver natt eller bære den til investorer for å gi dem et bilde av hvordan selskapet gjør økonomisk. Det er også lurt å holde en hovedbok for personlige utgifter, som en slags glorifisert sjekkregister.
Tegn seks vertikale linjer ned på første side av storboken, etterlot sju kolonner. Vær oppmerksom på at noen store bøker kommer i forkant, men kan endres med penn.
Merk de syv kolonnene "Dato", "Beskrivelse", "Kreditt", "Debit", "Balanse", "Sjekk nummer" og "Godkjenning".
Bruk første linje i storboken til å ta opp startbalansen. Under beskrivelsen, skriv "Startbalanse" (og "Balanse fremover" på påfølgende sider) og angi startbeløp i "Balanse" kolonnen.
Noter alle salg, kundefordringer eller utbetalinger i kolonnen "Kreditt", oppgi datoen og en beskrivelse i de aktuelle kolonnene som beskriver hvorfor penger ble mottatt.
Noter alle kjøp, leverandørgjeld og lønnsslipp i "Debit" -kolonnen, oppgi datoen og en beskrivelse som beskriver hvorfor penger ble spredt. Oppgi kontrollnummeret i kolonnen "Sjekk nummer". Har en leder eller bokholder innledende under kolonnen "Godkjenning".
Oppretthold den nåværende saldoen etter hver kreditt- og debettransaksjon for å få et bilde av hvor selskapet er økonomisk og for å sikre at påfølgende kontrollnumre blir brukt og at ingen kontroller blir stjålet.
Oppbevar kvitteringer for alle transaksjoner. Lagre en kontrollpost for utbetalinger og fakturaer for innbetalinger. Legg disse kvittene i en manila-konvolutt som følger med storboken. Fil elementene bort hver måned sammen med en kopi av den månedens hovedbokfil.
Tips
-
Skriv ned alle transaksjoner på transaksjonstidspunktet. Du vil ikke bli igjen med dagers verdi av kreditter og debiteringer for å ta opp på slutten av måneden.
