Næringslivet er fullt av lange, kjedelige, vandrende møter. Hvis møtet ditt er fokusert og til det punktet, vil alle som deltar, sette pris på det. Enten det er en ukentlig stabsmøte eller en industrikonferanse, planlegging og forberedelse kan gjøre forskjellen mellom en produktiv økt eller et kjedelig par timer.
Har et mål
Møtet vil bevege seg raskere og være mer fokusert hvis du har en grunn til å holde den. Selv om det er et vanlig ukentlig møte, blir det mer produktivt hvis du har et bestemt mål. Utarbeide en agenda som berører temaene du vil dekke. Hold deg til dagsordenen: Hvis noen bringer opp et ikke-relatert emne, fortell dem å snakke om det med deg etter at møtet er over.
Invitere selektivt
Ikke inviter folk som ikke trenger å være der. Hvis alt du trenger fra noen er en oppdatering på hennes siste prosjekt, kan du få det i en e-post. Å holde møtet til en rimelig størrelse holder ting mer ordnet og fokusert. Det frigjør også flere mennesker til å gjøre produktivt arbeid.
Forbered dine deltagere
Send ut agendaen din før møtet, så alle vet hva de kan forvente. Hvis du ringer møtet for å håndtere en ny utvikling - en endring i loven, et prosjektforsinkelse - inkludere bakgrunnsinformasjonen med dagsordenen. På den måten vil alle være oppe i fart og du har mer tid i møtet for å møte utviklingen.
Finn riktig plass
Finn et rom som er stort nok til at alle som deltar kan sette seg komfortabelt. Klemme folk i eller jakte på stoler er distraherende, ubehagelig og gjør at du ser uforberedt ut. Bekreft at rommet har alt utstyr du trenger, og at det er i orden. Dette er spesielt viktig hvis møtet inkluderer en presentasjon av lysbildefremvisning eller om noen skal delta på telefon eller videokonferanse.
Styr møtet
Agendas er ikke magiske. Mange møter starter med et mål, så deltar deltakerne på tangenter. Hvis du er vert, er det opp til deg å styre skipet tilbake på kurs. Hvis gjestene inkluderer kunder eller øverste ledelse, må du gjøre dette med en delikat berøring, men det må gjøres. Slutt møtet på den planlagte tiden.
Hjelp folk å slappe av
Du ønsker ikke å løpe slik et stramt møte, alle føler at de er i oppstartsleir. Ordne for tilførsel av snacks og alkoholfrie drikkevarer. Tillat litt tid i begynnelsen for småprat, da folk selvfølgelig liker å fange opp med hverandre. Bare ikke la det løpe til det punktet forsinker virksomheten ved hånden.
