Hosting et forretningsmøte for japanske mennesker er stort sett det samme som alle andre forretningsmøter: referer til deltakere etter deres siste (familie) navn (og hvis du snakker på japansk, følg familienavnet med honorific -san); informere deltakerne om starttidspunktet på forhånd; gi et utvalg av kaffe, te eller vann; begynne i tide; ikke forstyrre folk når de snakker hold deg på emnet; unngå bruk av humor; og vær forberedt på direkte, personlige spørsmål.
Forberedelse
Gi beskjed til alle deltakere i starttiden så tidlig som mulig, og sørg for at alle japansk og ikke-japansk likeledes forstår at møtet starter på dette tidspunktet. Japansk kultur legger stor vekt på å ta hensyn til andre, og punktlighet er et tegn på respekt.
Velg et rolig sted hvis det er mulig. Mange japanske folk snakker engelsk, eller har studert engelsk, men bakgrunnslyder kan gjøre det vanskelig å følge samtaler. Å ha møtet i et rolig sted, vil sikre et komfortabelt lyttemiljø.
Gi et utvalg av drikkevarer. I motsetning til populære stereotyper drikker ikke alle japanske folk japansk te, spesielt ikke på forretningsmøter med ikke-japanske personer. Det er best, hvis det er mulig, å gi deltakerne et utvalg av kaffe, te, japansk te og vann.
Pass på at det er rikelig med bordplass for folk å legge ut papirer og, hvis de trenger det, en elektronisk ordbok. Igjen, mange japanske folk snakker engelsk, men de vil kanskje, fra tid til annen, kontrollere betydningen av uklare eller ukjente ord som brukes under møtet.
Tillat tid før møtet starter for folk å bytte visittkort og informere seg informativt til hverandre. Bytte visittkort er en betydelig og obligatorisk handling for japanske forretningsfolk.
Starte møtet
Signal at møtet starter, slik at folk kan organisere seg og forberede seg.
Innfør deltakerne. Hvis du gjennomfører møtet på japansk, bruk den japanske introduksjonsstilen: organisasjon først, etternavn andre etterfulgt av "-san". gitt navn sist. Du kan velge å la deltakerne presentere seg selv; Dette er helt akseptabelt, og hvis det på engelsk, kan den japanske personen nyte utfordringen med å vise sin engelsk evne foran gruppen.
Gjenta formålet og målene for møtet. Dette burde vært annonsert på forhånd, men det vil hjelpe folk om de blir påminnet. Å holde på emnet er et tegn på overveielse i Japan.
Gjennomføring av møtet
Ikke avbryt personer når de snakker. Tillat høyttaler tid å gjøre sitt poeng. I Japan har folk en tendens til å forklare poeng ved å først gi grunner og deretter si poenget, mens folk i vestlige kulturer oppgir poenget først og deretter gi grunner. Denne forskjellige kommunikasjonsstilen kan være en utfordring for de vestlige, og håndteres best ved å ikke forstyrre.
Hold deg på emnet. Hold noen sider eller anekdoter for slutten eller møtet.
Unngå bruk av humor. Selv om japansk kultur endrer seg, og humor er ganske vanlig i Japan, er det fortsatt best å unngå humor i forretningsmøter. Humor kan være et tegn på vennskap for amerikanerne, men for japanske forretningsfolk kan det være et tegn på umodenhet, og det er også risiko for ikke å bryte gjennom språk- eller kulturbarrieren.
Vær forberedt på direkte spørsmål. Nettstedet "Foreign Translations" advarer leserne om at japanske mennesker pleier å være direkte i sine spørsmål når de blir kjent med nye mennesker (se Referanse 1). Spørsmål som "Hvor mye penger gjør du?" "Er du singel?" eller "Hvor gammel er du?" kan forekomme. Hvis du ikke er komfortabel å svare på slike spørsmål, finn en høflig måte å avbøye spørsmålet på og ikke vise fornærmelse.
