En utgiftsrapport er en rapport sendt til en klient eller arbeidsgiver som beskriver utgiftene en ansatt eller entreprenør har betalt når han fullfører en oppgave for klienten eller arbeidsgiveren. Utgiftsrapporter opprettholdes også av bedriftseiere til skattemessige formål.
Funksjon
En regnskapsrapport dokumenterer kostnadene ved å utføre en bestemt aktivitet, som videreføres til den person, organisasjon eller selskap på vegne av hvilken aktiviteten ble utført. Normalt gir en kostnadsrapport kun utgifter som preparateren ønsker å bli refundert for å pådra seg. Kvitteringer og logger er normalt gitt til støtte for en kostnadsrapport for å verifisere at kostnadene faktisk var påløpt.
bruk
En regnskapsrapport brukes ofte til å refundere entreprenører og ansatte ved å sørge for at de har overholdt en intern regningspolicy og med Internal Revenue Service-regler om fradragsberettigelse av virksomhetsutgifter. Utgiftsrapporter er også beholdt for å gi bevis for at IRS har påvist at enkelte utgifter er påløpt i løpet av virksomheten.
De vanligste utgiftene for hvilke ansatte er refundert er reise-, måltider- og underholdningsutgifter.
Reiseutgifter
Flyvning, kjørelengde på personbil, tollsatser, bilutleie avgifter, hotellrom, måltider spist på veien, tips betalt til hotellbetjeningsarbeidere og flyplassparkeringsavgifter er alle eksempler på utgiftene mange kunder eller arbeidsgivere vil refundere hvis en kostnadsrapport dokumenterer utgiftene er gitt.
Måltider og underholdningskostnader
Å ta en potensiell klient ut til lunsj, eller feire en kampanje på en bar med en kollega, er begge eksempler på måltid og underholdningsutgifter som en klient eller arbeidsgiver kan refundere når de leveres med en kostnadsrapport. Før du refunderer, kan arbeidsgiver eller klient kreve kvitteringer som dokumenttips og andre serviceavgifter.
Kredittkort kostnadsregnskap
Mange organisasjoner og bedrifter krever at ansatte betaler forretningskostnader ved bruk av et kredittkort utstedt i ansattes navn. Ansatte er ofte personlig ansvarlig for å betale regningen.
Organisasjonen eller firmaet vil få en kopi av regningen og vil refundere utgifter som reflekteres på dette kredittkortregningen bare når du støtter dokumenter som kvitteringer, logger og forretningsmessig begrunnelse, er gitt i form av en kostnadsrapport.
Advarsel
Det er viktig å forstå kostnadspolitikken eller forventningene til klienten / arbeidsgiveren før de pådrar seg utgifter som det forventes refusjon. Svært få ting kan sørge for en klient-entreprenør eller et arbeidsforhold raskere enn en uenighet over penger.
Det er ofte en god ide å beholde en kopi av kvitteringer som sendes inn med en kostnadsrapport, dersom duplikat innsending kreves.
